Managementassistente, ondernemend en oplossingsgericht

Wat ga je doen als Managementassistente, ondernemend en oplossingsgericht?

Als managementassistent ben je de rechterhand van de programmadirecteur en het MT-lid. Omdat je gaat werken voor twee relatief nieuwe collega’s is er veel ruimte om je werk zelf vorm te geven en in te delen. Je bent de manager van twee zeer complexe agenda’s. Door jouw efficiënte, kordate en doch vriendelijke aanpak laat jij je collega’s die je ondersteunt, excelleren. Daarnaast beheer je de inbox en je managet zaken van je af en naar je toe. Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit.

Waar kom je te werken?

Je komt te werken in een kleurrijk gebouw, goed te bereiken via de A2 en de A12 of met het openbaar vervoer. Centraal in Nederland en centraal in Utrecht. Je kunt er prima parkeren.

• een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.
• een functie voor 32-40 uur.
• een salaris o.b.v. CAO-PO/VO schaal 8/9 van minimaal € 2.700,- tot maximaal € 4.500,- bruto per maand o.b.v. 40 uur.
• 8,33% vakantietoeslag.
• ruim 50 vrije dagen bij een fulltime dienstverband.
• korting op zorgverzekeringen.
• een reis- en onkostenvergoeding.
• een uitstekende pensioenvoorziening.
• je ontvangt elk jaar een toelage van € 1.640,- euro.

Wat kun je verwachten?

• je fungeert als eerste aanspreekpunt van de programmadirecteur Leiderschap en Ontwikkeling en het MT-lid en je bent de back-up van de collega’s die het bestuur ondersteunen.
• uitvoeren van complex agendabeheer.
• managen van de inbox.
• voorbereiden van presentaties.
• inschatten en prioriteren van diverse verzoeken.
• afhandelen van correspondentie.

De organisatie geloofd dat iedereen zich kan ontwikkelen door een leven lang te leren, leerlingen en medewerkers. Het is een lerende organisatie, gericht op ontwikkeling van leerlingen en medewerkers. Het betreft een veelzijdige en dynamische rol binnen een slim en ambitieus team. Op basis van een jaarplan maken zij zich sterk voor verdere optimalisatie van het onderwijs en de bedrijfsvoering. Er wordt in deze organisatie efficiënt gewerkt en men heeft oog voor elkaar en voor werkplezier. Je krijgt een functie binnen de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid. Je wordt onderdeel van een groot onderwijsinstituut (in de stad) Utrecht en de directe omgeving. Je werkt (in)direct met zo’n 2.800 collega’s voor ruim 22.000 leerlingen verspreid over 44 scholen.

Wie ben jij?

Als secretaresse opereer je graag op het hoogste niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent proactief, innovatief, nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt, want alleen dan kan jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je doorziet de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en begrijpt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een getalenteerde organisator. Je werkt efficiënt en slim, faciliteert en initieert. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig en vriendelijk in je schoenen, verliest nooit jouw elegantie en intuïtie. Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders.

Je geeft op gepaste momenten tegengas wanneer dat nodig is. Je handelt proactief en integer en je bent van nature een stabiele factor die rust uitstraalt. Je hebt een passie voor dit vak en bent in staat om meerdere zaken efficiënt te managen.

Zie je dan ook nog kans om mee te denken en binnen dit vak een verdiepingsslag te maken en woon je (in de buurt van) Utrecht? 

Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je ook nog beschikt over:

• hbo werk- en denkniveau.
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar).
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau.
• vaardigheid in en met Office365 en SharePoint.
• organisatiesensitiviteit.
• humor.
• uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• een vlotte pen.
• kennis van- en gebruik van AI voor efficiëntieverbetering in administratieve processen.