Managementassistente, ondernemend en oplossingsgericht
Wat ga je doen als Managementassistente, ondernemend en oplossingsgericht?
Als managementassistent ben je, binnen een grote en ambitieuze scholengroep, de rechterhand van de programmadirecteur, en diverse MT-leden. Jouw focus ligt samen met het hen op de professionalisering van de dienstverlening op de domeinen onderwijskwaliteit & innovatie, HR, huisvesting & facilitair, ICT en administratie. Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij in- en externe vragen. Als programma-ondersteuner schakel je ook met werkgroepen, bestaande uit schoolleiders en collega’s vanuit de afdelingen.
Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische
werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en
als klankbord en sparringpartner op te treden voor de programmadirecteur, MT-leden en hun afdelingen, die allen nauw samenwerken met het college van bestuur.
Jij monitort, coördineert, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je hebt het
vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en denkt snel. Hierdoor draag je bij aan vooruitgang en kwaliteitsverbetering. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij.
Jouw (inhoudelijk) meedenken vanuit je ondersteuningstalenten wordt gewaardeerd.
Waar kom je te werken?
Je komt te werken in een kleurrijk gebouw, goed te bereiken via de A2 en de A12 of met het openbaar vervoer. Centraal in Nederland en centraal in Utrecht. Je kunt er prima parkeren.
Het pakket aan arbeidsvoorwaarden behorende bij de functie bestaat uit:
• een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.
• een functie voor 32-40 uur
• een salaris o.b.v. CAO-VO van maximaal € 4.200,- bruto per maand o.b.v. 40 uur.
• 8,33% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering
• ruim 50 vrije dagen bij een fulltime dienstverband.
• korting op zorgverzekeringen
• een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer
• een uitstekende pensioenvoorziening via het ABP
Wat kun je verwachten?
Als managementassistent maak je onderdeel uit van team Bestuurssecretariaat, bestaande uit twee ondersteuners van het College van Bestuur, twee ondersteuners van het MT O&O en een juridisch adviseur, onder leiding van de bestuurssecretaris. Het is een gedreven team dat zich sterk maakt voor en planmatig werkt aan de verdere optimalisatie van de ondersteuning. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. Het secretariaat vervult gezamenlijk ook de front-office functie (gastenontvangst, centrale telefonie, postverwerking etc.).
Taken:
- je fungeert als eerste aanspreekpunt van de in- en externe relaties (van de programmadirecteur en diverse MT-leden) en je bent de back-up van de collega’s die het bestuur ondersteunen
- uitvoeren van complex agendabeheer
- managen van mailboxen
- inschatten en prioriteren van diverse verzoeken
- voorbereiden van reisschema’s en maken van reserveringen
- voorbereiden en notuleren van overleggen
- afhandelen van correspondentie
Je wordt onderdeel van een grote scholengroep (in de stad) Utrecht en de directe omgeving. Je werkt (in)direct met zo’n 2.800 collega’s voor ruim 22.000 leerlingen verspreid over 44 scholen.
Het is een ontwikkelingsgerichte organisatie met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en een grote maatschappelijke missie. Er is veel aandacht voor diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid. Voor elke leerling de beste ontwikkelkansen! Door het sociale karakter, de fijne mensen en de cultuur een aantrekkelijke omgeving om in te werken.
Wie ben jij?
Ben jij een topondersteuner die graag faciliteert, verbindt en invloed uitoefent vanuit de coulissen? Krijg je energie van schakelen tussen bestuur, MT, collega’s en externe contacten?
Je bent zelfstandig, denkt mee en vooruit, blijft kalm onder druk en bent een stevige, vrolijke en energieke sidekick. Je houdt van structuur, regelt alles tot in de puntjes en herstelt foutjes snel.
Met jouw vlotte pen, gevoel voor taal en humor, ben je een bruggenbouwer met lef en eigenaarschap. En bovenal: je hebt hart voor het onderwijs.
Herken je jezelf in deze beschrijving? Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:
• hbo werk- en denkniveau
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar)
• geruime ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau
• vaardigheid in en met Office365 en SharePoint
• uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift