Personal Assistant: een parel die de kunst van ondersteunen verstaat

Wat ga je doen als Personal Assistant: een parel die de kunst van ondersteunen verstaat?

Voor de zakelijk directeur van onze zeer tot de verbeelding sprekende opdrachtgever in Den Haag zoeken wij een linker- en rechterhand, ogen en oren, extern geheugen en geweten en bovenal een collegiaal maatje. Iemand die hem volledig ontzorgt en de weg voor hem plaveit. Een slimme, accurate en organisatorische alleskunner, wiens kwaliteiten extra worden getriggerd door deze wereldse kunstspeler. Een organisator, strateeg en verbinder met natuurlijk overwicht.

Je wordt de 1-op-1-assistent van de zakelijk directeur. Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. Je bent zijn steun en toeverlaat. Hij ziet jou als de liaison tussen hem en de buitenwereld. De stabiele, warme, sturende en centrale factor in contacten met leveranciers, partners en relaties maar ook met de rest van de organisatie. Samen met je collega vormen jullie een eenheid.  

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw directie. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij waar nodig.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige rol binnen een organisatie met een lange historie, gehuisvest in een prachtig, gerenoveerd pand waar ‘menselijk’ en ‘meesterlijk’ centraal staan. De sfeer binnen de organisatie met circa 80 collega’s is informeel, warm, collegiaal en betrokken. Er zijn korte lijnen waardoor beslissingen snel en overwogen worden genomen. Met hart voor de ontwikkeling van museale producties, programmering ervan, onderzoek en dit over het voetlicht brengen bij een breed publiek. Voor dit hoge prestatieniveau moet je blindelings op je collega’s kunnen vertrouwen en zij op jou.

Jij krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden, als mede-strateeg op te treden en jouw bijdrage verder vorm te geven. 
De directeur en zijn collega medebestuurder zijn aimabel, snel, slim en gedreven, met veel ervaring in de kunstwereld. Je werkt nauw samen met de algemeen directeur en haar personal assistant. Jullie vormen één gezicht naar binnen en naar buiten. Het kantoor is gevestigd in hartje Den Haag vlak bij het Binnenhof en is vooral goed bereikbaar met het OV of de fiets. 
Binnen de bedrijfscultuur zijn zelfstandigheid en planmatig en goed georganiseerd werken van belang. Een inspirerende werkomgeving midden in de samenleving waar altijd wat gebeurt. Jouw bijdrage, vakkennis, inzicht, input en onderbouwde mening over zaken worden dan ook zeer op prijs gesteld.

Samengevat bieden we:

• een functie voor 32 tot 36 uur;
• een salaris van maximaal € 4.100,- bruto per maand o.b.v. 36 uur;
• 8% vakantiegeld;
• 3,4% eindejaarsuitkering;
• goede reiskostenvergoeding;
• een laptop;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden; 
• een goede sfeer en cultuur.

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau in een dynamische werkomgeving en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevende volledig ontzorgen zodat hij kan excelleren. Je bent loyaal en te vertrouwen. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen, processen uit te diepen en te optimaliseren. 
Je bent proactief, accuraat en weet te versnellen. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. 
Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en een luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt. Daarbij werk je klant- en resultaatgericht.

Je bent een professional en als vakmens zelfbewust. Je staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, spanning te ontzenuwen en issues op te lossen. 
Je hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij bent een heel-veel-kunner en je houdt van jouw vak als topondersteuner en directie versterker!

Woon je dan ook nog in de buurt van Den Haag Centrum? 
Dan is deze vacante functie echt iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Officemanager (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurs- of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, SharePoint;
• organisatiesensitiviteit;
• uitstekende Nederlandse en Engelse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.