Persoonlijk Assistent, een energieke, digi fitte professional (vervuld)

Wat ga je doen als Persoonlijk Assistent, een energieke, digi fitte professional (vervuld)?

Je ontzorgt de directeur van een indrukwekkende organisatie die dienstverlening, participatie en communicatie combineert en daarmee het verschil maakt. 
Je wordt haar linker- & rechterhand, extern geheugen & geweten, de oren & ogen, regisseur, buffer en schakel en gaat hen als zodanig een grote toegevoegde waarde bieden. Je verzorgt haar planning en beheert haar mailbox. 

Je denkt mee, snapt wat er moet gebeuren en levert een grote toegevoegde waarde aan een effectieve samenwerking binnen het team. 
Je ondersteunt ook de directie-adviseur en de programmamanager, met wie jij in samenspraak feesten, bijeenkomsten en evenementen organiseert met bijbehorende protocollen. 
Je bent oplossingsgericht en weet steeds weer orde en structuur aan te brengen en daarmee overzicht te bewaren. 
Je bent het eerste aanspreekpunt bij alle in- en externe vragen en weet de verbinding te maken door jouw doortastende en extraverte persoonlijkheid. 
Je ondersteunt en ontlast de directeur volledig, zodat zij zich kan focussen op haar taken. Zij zal jouw inhoudelijk meedenken zeer waarderen en ruimte bieden aan jouw bijdrage, inbreng, levenservaring, human skills en vakkennis als ondersteuningsprofessional. 

Haar hart ligt bij onderwijs, kennisdeling, taalrijkheid, kunst en cultuur. Ze is een netwerker in hart en nieren. Zij is slim, snel en sneldenkend en heeft een heldere visie op haar rol en die van de dienst in de samenleving. 
Ze onderhoudt contacten met politieke ambtsdragers, wijkvestigingen, de directie, het managementteam en heeft een groot relatienetwerk. 

Naast de één op éen ondersteuning van de directeur ben je onderdeel van het directiesecretariaat en daarmee van het Stafbureau. Je werkt nauw samen met je collega secretaresses en vervangt elkaar waar nodig. 

Wat kun je verwachten?

Een veelzijdige en dynamische baan als persoonlijk assistent van een ambitieuze, gedreven, en naar buiten gerichte directeur met een hoog tempo. Een visionair die samen met haar mensen historische kennis en informatie wil ontsluiten en toegankelijk maken. Voor 1,6 miljoen bezoekers en 85.000 leden. Hiervoor is innovatiekracht nodig om mee te kunnen bewegen met maatschappelijke veranderingen. Het takenpakket van de dienst is fors uitgebreid de laatste jaren. Denk aan ontwikkeling en educatie maar ook ontmoeting en debat. Deze ‘schatkamer’ midden in de stad moet door meer mensen bezocht en gebruikt worden. De sfeer is enthousiast energiek. Er wordt hard gewerkt, met de focus op samen vooruitkomen, kijken naar de toekomst en sparren om alles soepel te laten verlopen. Er is ruimte voor humor, directe communicatie en feedback geven en ontvangen. Een inspirerende werkomgeving waarin je nauw samenwerkt aan een belangrijke maatschappelijke opdracht met inhoudelijk sterke en slimme collega’s. 

Het kantoor is gevestigd in het kloppend hart van Den Haag, midden in het centrum vlak bij Station CS. Jouw aanwezigheid op kantoor wordt gewaardeerd, maar hybride werken behoort zeker tot de mogelijkheden. De locatie is goed bereikbaar met het openbaar vervoer of de fiets. 

Het pakket aan arbeidsvoorwaarden behorende bij de functie van persoonlijk assistent bestaat uit o.a.

• Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Een werkweek van 40 uur;
• Een salaris van maximaal €4.400,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur;
• 17,05% individueel Keuzebudget;
• Een pensioenregeling via ABP-pensioenfonds;
• Diverse opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Reiskostenvergoeding.

Wie ben jij?

Jij bent een topper in de secretariële directieversterking, die open staat voor een fijne, interessante en inhoudelijke rol op hoog niveau in een prachtige grote maatschappelijk  relevante organisatie. 
Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en sneldenkend. Je bent slim, flexibel, hebt een groot verbindend vermogen en gevoel voor humor. Jij laat je niet snel gek maken en bent een onverstoorbare en stevige wing(wo)man. Je bent vrolijk, energiek, stevig, no-nonsense en hebt en behoudt immer overzicht. 
Jij houdt van jouw vak als topondersteuner. 

Jouw coachende kwaliteiten en natuurlijk overwicht komen goed van pas, net als jouw talent voor structureren, vooruitdenken, plannen, prioriteren en overzicht behouden. Je voelt eigenaarschap, bent betrokken, werkt graag samen en hebt lef om jouw bijdrage te leveren.  

Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw directeur volledig ontzorgen zodat zij kan excelleren. Je hebt oog voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en kunt op een charmante manier ‘nee’ zeggen indien nodig. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen, houdt van een grap, verliest nooit jouw elegantie en intuïtie. 

Herken je jezelf in deze beschrijving? En woon je dan ook nog (in de buurt) van Den Haag? Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Personal Assistant, Directiesecretaresse, Managementassistent, (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, iBabs en Sharepoint;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.