Managementassistent met affiniteit voor maatschappelijke ‘werk in uitvoering’

Wat ga je doen als Managementassistent met affiniteit voor maatschappelijke ‘werk in uitvoering’?

Voor twee managers van deze zeer tot de verbeelding sprekende opdrachtgever in Amsterdam zoeken wij een linker- en rechterhand, ogen en oren, extern geheugen en geweten en bovenal een collegiaal maatje. Iemand die hen volledig ontzorgt en de weg voor hen plaveit. 
Een slimme, accurate en organisatorische regisseur, wiens kwaliteiten extra worden getriggerd door deze uitvoeringsinstantie in ontwikkeling. Een organisator en verbinder met natuurlijk overwicht. 

Je ontzorgt twee managers op hoog niveau binnen een belangrijke divisie van deze grote maatschappelijk relevante organisatie. Daarnaast sta je ten dienste van het hele team en je springt in waar nodig. Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. In deze structuur brengende functie ontzorg je de managers één op twee. Je bent hun steun en toeverlaat en de schakel met de rest van de organisatie en externe instanties en relaties. 

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw direct leidinggevenden. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant, beheert, organiseert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij. 

Wat kun je verwachten?

Een veelzijdige en dynamische baan die je zelf kunt vormgeven en uitbouwen. De focus van de domeineigenaren ligt op het verbeteren en optimaliseren van essentiële diensten van de organisatie die staat voor de sociale zekerheid in ons land. Hun missie is het verschil te maken door de voordelen van ‘werk’  te stimuleren en bevorderen. En als ‘werken’ onmogelijk is, voor inkomen te zorgen. Het is een serviceorganisatie in transitie. Alles is gericht op effectiviteit, efficiency en wendbaarheid, maar ook op een menswaardig bestaan en gezien en gehoord worden. 

Voor deze fijne werkgever staan mensen en middelen centraal om de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen. Met de vergrijzing is het een uitdaging om kennis en kunde op peil te houden. Daarom is alles gericht op standaardisatie en toegankelijkheid. 
Er is veel ruimte voor lol & humor, en er wordt open en  transparant gecommuniceerd. Feedback geven & ontvangen en opleiding & ontwikkeling staan hoog in het vaandel. Het is een stimulerende werkomgeving waarin je nauw met elkaar samenwerkt en bijdraagt aan een belangrijke maatschappelijke opdracht met inhoudelijk sterke en slimme collega’s. 

Het kantoor is gevestigd in Amsterdam-West nabij Station Sloterdijk en is vooral goed bereikbaar met het OV of met de fiets. Op deze afdeling werk je dagelijks met 300 collega’s aan het verbeteren van de bedrijfsvoering. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. Binnen deze complexe, altijd vernieuwende organisatie zijn talent, kwaliteit, energie, drive, lef, reflectie, nieuwsgierigheid, eigenaarschap en optimisme belangrijke assets. 
Jouw bijdrage, vakkennis, inzicht, input en onderbouwde mening over zaken worden dan ook zeker op prijs gesteld.

Samengevat bieden we:

• een functie voor 32 tot 38 uur;
• een goed marktconform salaris;
• 8% vakantiegeld;
• 13e maand;
• goede reiskostenvergoeding;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• een goede sfeer en cultuur.

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau in een dynamische werkomgeving en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat jullie met elkaar kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen, processen uit te diepen en te optimaliseren. 
Je bent proactief, accuraat en weet te versnellen. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. 
Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en een luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je bent een professional en als vakmens zelfbewust. Je staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, spanning te ontzenuwen en issues op te lossen. 
Je hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij geeft vorm aan deze nieuwe rol en je houdt van jouw vak als topondersteuner en management versterker!

Woon je dan ook nog in de buurt van Amsterdam (Sloterdijk)? 
Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Officemanager (of vergelijkbaar);
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurs- of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, iBabs en SharePoint;
• organisatiesensitiviteit;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.