Managementassistent, een nieuwsgierige MT-versterkende bouwer

Wat ga je doen als Managementassistent, een nieuwsgierige MT-versterkende bouwer?

Je ontzorgt het managementteam van de afdeling Advies & Innovatie van een belangrijke divisie binnen deze grote landelijk opererende organisatie. Daarbij ligt de focus op twee managers in het bijzonder, maar je staat ten dienst van het hele team en je springt in waar nodig. De focus van de afdeling ligt op het ondersteunen en adviseren van de directie over bedrijfsvoering, procesinrichting en dienstverlening. Centraal staat (door)ontwikkeling, vernieuwing en innovatie. En ook: communicatie en veranderkunde.

Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve ondersteuning biedt (ook inhoudelijk) en het eerste aanspreekpunt bij alle in- en externe vragen. In deze uitdagende functie ben je ook de schakel met adviseurs, werk-, project- en stuurgroepen. 

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor het MT en de directie.
 
Jij monitort, coördineert, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Hierdoor plavei je de weg om voortgang, kwaliteitsverbeteringen en de processen op een hoger plan te brengen. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij. 
Jouw (inhoudelijk) meedenken vanuit je ondersteuningstalenten wordt zeer gewaardeerd. 

Je bent onderdeel van het ‘besluitvormingsecretariaat’ dat bestaat uit zes assistentes die elk een eigen leidinggevende ondersteunen, en een teamleider. De sfeer is goed en men gaat op een warme en informele manier met elkaar om.

Wat kun je verwachten?

Een veelzijdige en dynamische baan als managementassistent van een fijn team met de focus op twee aimabele, ambitieuze en gedreven managers. Er wordt hard gewerkt, onder het mom van ‘niet lullen, maar poetsen’, met een ‘can-do-mentaliteit’. Er is ook veel ruimte voor lol & humor, open & transparante communicatie, feedback geven & ontvangen en opleiding & ontwikkeling. Een inspirerende en stimulerende werkomgeving waarin je nauw met elkaar samenwerkt en bijdraagt aan een belangrijke maatschappelijke opdracht met inhoudelijk sterke en slimme collega’s. 

Het kantoor is gevestigd midden in een kantorenwijk in Amsterdam-West, nabij Station Sloterdijk. Samen met je team werk je in een kantoortuin. Jouw aanwezigheid op kantoor wordt gewaardeerd, maar hybride werken behoort zeker tot de mogelijkheden. De locatie is goed bereikbaar met het openbaar vervoer of de fiets. 

Het pakket aan arbeidsvoorwaarden behorende bij de functie van managementassistent bestaat uit o.a.:

• Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd (proeftijd van 2 maanden);
• Een werkweek van 32 tot 38 uur;
• Een goed marktconform salaris;
• 8% vakantietoeslag;
• 13e maand;
• Een goede pensioenregeling;
• Fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Reiskostenvergoeding.

 

Wie ben jij?

Jij vindt het leuk om te ondersteunen, faciliteren en van invloed te zijn vanuit de coulissen.

Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief en schakelt makkelijk tussen het MT, directie, medewerkers en externe contacten. Je bent dienstverlenend, verbindend en je hebt gevoel voor humor. Je speelt graag een rol in een professionele maatschappelijk zéér relevante organisatie. 

Jij werkt zelfstandig en denkt graag mee en vooruit. Ook op de inhoud. Jij laat je niet snel gek maken en bent een onverstoorbare en stevige sidekick. Je bent vrolijk, energiek, stevig, no-nonsense en je houdt van jouw vak als topondersteuner. 

Jij verzorgt alles tot in de puntjes. Je houdt van structuur en je gaat door tot alles geregeld is. Je bent een bruggenbouwer en open minded. Je ziet altijd door de bomen het bos. Je acteert wanneer nodig en weet ‘foutjes’ snel te herstellen. En daarnaast ben je in het bezit van een goed gevoel voor de Nederlandse taal en een vlotte pen.

Je voelt eigenaarschap, bent betrokken en hebt lef om jouw bijdrage te leveren. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevende volledig ontzorgen zodat hij kan excelleren.  

Herken je jezelf in deze beschrijving? Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Mbo/Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Personal Assistant, Directiesecretaresse, PA/bestuursassistent (of vergelijkbaar);
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op directie- of bestuursniveau;
• grote vaardigheid in o.a. MS Office365, iBabs, SharePoint;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift.