Managementassistent, een energieke organisator en verbinder

Wat ga je doen als Managementassistent, een energieke organisator en verbinder?

Je ondersteunt en versterkt de directeur en zijn twee MT-leden volledig, waar nodig. Je bent hun verlengstuk en een belangrijke sleutelfiguur binnen en buiten de organisatie. Het eerste aanspreekpunt bij alle in- en externe vragen.

Samen met een directe collega ben je de buffer, en de schakel tussen de directie, het MT, het bestuur, het team van adviseurs en alle externe relaties en stakeholders.

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit en zult ook verantwoordelijk zijn voor zaken als: het bewaken van processen, controleren van belangrijke documenten en rapporten, de organisatie van events, het behandelen van P&O-vragen, verzuimmanagement, de planning van gesprekscycli en opleidingen.

De agenda kent voor jou geen geheimen, in de inbox manage jij de zaken van je af en naar je toe. Vergaderingen worden voorbereid en genotuleerd. Je organiseert vele events en houdt de regie op bijeenkomsten.

Je bent te allen tijde de verbindende spin in het web, gastvrouw en host bij jaarlijks terugkerende evenementen.

Je krijg veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor ‘jouw’ directeur en MT. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant en beheert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, beslist, verbindt en stuurt bij.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een ondernemende organisatie dat zich inzet en als deskundige optreedt namens verschillende partners op het gebied van aanbestedingen, inkoop- en contractmanagement inzake grote projecten.

Je vertoeft in een werkomgeving waarin de samenleving en de mens centraal staat. Je werkt te midden van ondernemende slimme belanghebbenden die zich hard maken voor deze taak.

Je krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven.

De directeur stuurt samen met twee collega’s het team aan dat bestaat uit zo’n 30 deskundigen.

Alles wat op dit niveau gebeurt, is in het belang van van onze leefomgeving. Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, eigenaarschap, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, dienstverlenende houding en sterke persoonlijkheid brengen rust binnen deze soms hectische dynamiek.

Het kantoor is gevestigd in een karakteristiek pand in het centrum van Heemstede. Goed bereikbaar met het OV, op de fiets of met de auto. Parkeren is geen probleem. Hybride werken behoort zeker tot de mogelijkheden.

Door het sociale karakter, de maatschappelijke relevantie van de activiteiten en is het een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is prettig, professioneel en zakelijk. Informeel naar binnen, wat formeler naar buiten. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar.

Samengevat bieden we:

• een functie voor 24 uur;
• een salaris van maximaal 4.800,- obv 40 uur;
• 8% vakantiegeld
• 8,33% eindejaarsuitkering
• reiskostenvergoeding;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.

 

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en snel denkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.
 

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele en creatieve organizer. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 

Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, laat je niet gek maken, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit, energie en vrolijkheid.

Kortom, jij bent graag de spin in het web en je houdt van jouw vak als ondersteuner en versterker!

Woon je dan ook nog in (de buurt van) Heemstede? 

Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, IBabs (is een pré);
• ervaring binnen een politieke of bestuurlijke omgeving;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen en de drive om te organiseren.