Managementassistent, die graag de handen uit de mouwen steekt. “Voor, Met en In de stad”

Wat ga je doen als Managementassistent, die graag de handen uit de mouwen steekt. “Voor, Met en In de stad”?

Je ontzorgt de vlotte en energieke directeur, die volop in beweging is om de publieke dienstverlening in Den Haag te vereenvoudigen en te verbeteren. Zij wil door bewonersparticipatie te vergroten en gebiedsgericht te werken, de stad maken.

Daarnaast ondersteun je ook de directie-adviseur en de programmamanager.  
Je wordt hun linker- & rechterhand, extern geheugen & geweten, de oren & ogen, regisseur, buffer en schakel en gaat hen als zodanig een grote toegevoegde waarde bieden. Je verzorgt de planning en beheert de mailbox van de directeur.
Je bereidt vergaderingen voor, stelt de agenda op en verzamelt en verspreidt de benodigde stukken. Je legt alles vast in een actie- en besluitenlijst en zorgt voor opvolging van de acties. Dit doe je in samenspraak met de directie-adviseur.

Je denkt mee, snapt wat er moet gebeuren en levert een grote toegevoegde waarde aan een effectieve samenwerking binnen het team. 
Je bent oplossingsgericht en weet steeds weer orde en structuur aan te brengen en daarmee overzicht te bewaren. Je bent het eerste aanspreekpunt bij alle in- en externe vragen en weet de verbinding te maken door jouw doortastende en extraverte persoonlijkheid. 
Je ondersteunt en ontlast de directeur volledig, zodat zij zich kan focussen op haar taken. Zij zal jouw inhoudelijk meedenken zeer waarderen en ruimte bieden aan jouw bijdrage, inbreng, levenservaring, human skills en vakkennis als ondersteuningsprofessional. 

Haar hart ligt bij de mensen in de stad en de leefbaarheid van de wijken in de stad. Ze is het liefst buiten in het veld om met eigen ogen te zien wat anders of beter kan. Ze is een netwerker in hart en nieren. Zij is slim, snel denkend en dit jaar gestart in deze rol.  
Ze onderhoudt contacten met de directeuren van de stadsdelen, de directie en haar managementteam en heeft een groot relatienetwerk met allerlei externe samenwerkingspartners. 

Naast de één op éen ondersteuning van de directeur ben je onderdeel van het directiesecretariaat en daarmee van het Stafbureau. Je werkt nauw samen met je collega secretaresses en vervangt elkaar waar nodig. 

Wat kun je verwachten?

Een veelzijdige en dynamische baan als managementassistent van een energieke en naar buiten gerichte directeur met een hoog tempo. Binnen deze dynamische, politieke, bestuurlijke omgeving staat deze expressieve directeur haar vrouwtje. Samen met stadsdeeldirecteuren zorgen jullie voor collectieve dienstverlening oftewel werken jullie in en voor 8 stadswijken. Ieder met zijn eigen uitdagingen maar altijd staat de bewoner centraal. Centraal staat samenwerking tussen bewoners, ondernemers, samenwerkingspartners en medewerkers van de decentrale overheid. Aan de hand van een wijkagenda wordt er hard gewerkt aan verbeteringen. Er is ruimte voor humor, directe communicatie en feedback geven en ontvangen. Een inspirerende werkomgeving waarin je nauw samenwerkt aan de leefomgeving van mensen samen met inhoudelijk sterke en slimme collega’s. 

Het kantoor is gevestigd in het kloppend hart van Den Haag, midden in het centrum vlak bij Station CS. Jouw aanwezigheid op kantoor wordt gewaardeerd, maar hybride werken behoort zeker tot de mogelijkheden. De locatie is goed bereikbaar met het openbaar vervoer of de fiets. 

Het pakket aan arbeidsvoorwaarden behorende bij de functie van managementassistent bestaat uit o.a.:

• Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Een werkweek van 36 uur;
• Een salaris van maximaal €4.400,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur;
• 17,05% Individueel Keuzebudget;
• 27 vakantiedagen met de mogelijkheid om per week compensatie uren op te bouwen of extra verlof te ‘kopen’;
• Een pensioenregeling via ABP-pensioenfonds;
• Diverse opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Reiskostenvergoeding.

Wie ben jij?

Jij bent een topper in de secretariële directieversterking, die open staat voor een fijne, interessante en inhoudelijke rol op hoog niveau in een prachtige grote maatschappelijk  relevante organisatie. 
Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en snel denkend. Je bent slim, flexibel, hebt een groot verbindend vermogen en gevoel voor humor. Jij laat je niet snel gek maken en bent een onverstoorbare en stevige wing(wo)man met flair. Je bent vrolijk, energiek, stevig, no-nonsense en hebt en behoudt immer overzicht. 
Jij houdt van jouw vak als topondersteuner. 

Jouw coachende kwaliteiten en natuurlijk overwicht komen goed van pas, net als jouw talent voor structureren, vooruitdenken, plannen, prioriteren en overzicht behouden. Je voelt eigenaarschap, bent betrokken, werkt graag samen en hebt lef om jouw bijdrage te leveren.  

Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevende volledig ontzorgen zodat zij kan excelleren. Je hebt oog voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en kunt op een charmante manier ‘nee’ zeggen indien nodig. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen, houdt van een grap, verliest nooit jouw elegantie en intuïtie. 

Herken je jezelf in deze beschrijving? En ben je een Hagenees of een Hagenaar of woon je in de buurt van Den Haag? Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Personal Assistant, Directiesecretaresse, Managementassistent, (of vergelijkbaar);
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, iBabs en Sharepoint;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.