Management Assistent: met ‘samenwerken’ in het DNA

Wat ga je doen als Management Assistent: met ‘samenwerken’ in het DNA?

Voor de directeur-bestuurder van onze zeer tot de verbeelding sprekende opdrachtgever, gevestigd in Zoetermeer zoeken wij een linker- en rechterhand, ogen en oren, extern geheugen en geweten en bovenal een collegiaal maatje. Iemand die haar, maar ook haar team volledig ontzorgt en de weg plaveit. 

Een slimme, accurate en organisatorische alleskunner, wiens kwaliteiten extra worden getriggerd door deze maatschappelijk relevante organisatie waar de brede ontwikkeling en welzijn van de jeugd, jongeren en volwassenen in de stad centraal staan. Je komt te werken binnen de grootste culturele organisatie in de regio waar samenwerken met partners van groot belang is. Wij zoeken een echt vakmens in secretariële topondersteuning. Een slimme verbinder met natuurlijk overwicht, inspirerende daadkracht, betrokken aandacht en interesse in de algemene, digitale en taalontwikkeling van een ieder. 

Je bent het bloed dat door de aderen van de organisatie stroomt, samenwerken zit in je DNA. Je ontzorgt en ondersteunt de directeur-bestuurder en haar twee teammanagers. Je bent hun verlengstuk en een belangrijk sleutelfiguur binnen de organisatie. Het eerste aanspreekpunt bij alle in- en externe vragen. De schakel en steun & toeverlaat, ook van de overige collega’s, externe instanties en relaties.    

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Je bent pragmatisch en positief ingesteld. De agenda’s kennen voor jou geen geheimen, in de inbox manage jij de zaken van je af en naar je toe. Vergaderingen van de directeur, teammanagers en van de Raad van Toezicht worden voorbereid en genotuleerd. Je pakt samen met collega’s projecten op. Je vindt het geen probleem om af en toe in de avonduren te werken. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor de directeur-bestuurder en haar team. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant en beheert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, beslist, verbindt en stuurt bij.   

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een relatief nieuw team dat zich sterk maakt voor het ondersteunen van inwoners van Zoetermeer bij hun algemene, digitale, media- en taalontwikkeling. Als grootste culturele instelling in Zoetermeer staat het verbinden van mensen, organisaties en kennis met elkaar centraal. Een plek waar iedereen kan samenkomen, lezen, leren en zich ontwikkelen. Zodat iedereen in de maatschappij kan blijven meedoen. 
Je werkt te midden van mensen die staan voor een inclusieve samenleving binnen een organisatie waar vernieuwing, samenwerking, plezier en resultaatgericht werken centraal staan. Samenwerkingspartners zijn de gemeente, het sociale domein, het onderwijs, partners en andere culturele organisaties. 

Je krijgt een functie aan de top van deze platte organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven. De aimabele, gedreven en energieke vrouwelijke directeur-bestuurder vormt samen met twee slimme, sympathieke en zeer ervaren managers het managementteam.  
Alles wat op dit niveau gebeurt, is in het belang van de ontwikkeling en het welzijn van de jeugd, jongeren en volwassenen in Zoetermeer. Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, eigenaarschap, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, input en onderbouwde mening over zaken worden dan ook zeker op prijs gesteld.

Het gezellige kantoor is centraal gevestigd in het Stadshart van Zoetermeer met een eigen café in huis. Met auto, OV en fiets goed te bereiken, midden in het winkel- en uitgaansgebied. In je pauze kun je makkelijk boodschappen doen of een keer met een collega buiten de deur lunchen.

Door het sociale karakter, de maatschappelijke relevantie van de activiteiten en de vele ontwikkelingsmogelijkheden een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is informeel. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. 

Samengevat bieden we:

• een functie voor 32-36 uur;
• een brutosalaris van maximaal  € 4.292,- bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• 4% eindejaarsuitkering;
• 25 vakantiedagen;
• een pensioenregeling via Pensioenfonds Openbare Bibliotheken;
• diverse opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• reiskostenvergoeding;
• fietsregeling;
• bedrijfsfitness.

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en sneldenkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, laat je niet gek maken, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij bent een teamplayer pur sang en je houdt van jouw vak als directie- en managementversterker! Woon je dan ook nog (in de buurt van) Zoetermeer? 
Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365;
• ervaring binnen een politieke of bestuurlijke omgeving;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.