Management Assistent: een ontwikkelde voeler, denker en doener

Wat ga je doen als Management Assistent: een ontwikkelde voeler, denker en doener?

Samen met een collega vorm je het secretariaat en het ‘kloppende hart’ van de organisatie ter ondersteuning van de directeur-bestuurder en de twee directeuren. Jullie zijn hun verlengstuk en belangrijke sleutelfiguren binnen de organisatie. Het eerste aanspreekpunt bij alle in- en externe vragen. De schakel en steun & toeverlaat, ook van de overige collega’s, externe instanties en relaties.    

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. De agenda’s kennen voor jou geen geheimen, in de inbox manage jij de zaken van je af en naar je toe. Vergaderingen worden voorbereid en genotuleerd. Je organiseert vele events en houdt de website bij. 
Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor de directie en het management. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant en beheert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, beslist, verbindt en stuurt bij. 

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een gedreven team dat zich sterk maakt voor de welvaart en werkgelegenheid, met oog voor de mens, ondernemers, natuur, klimaat en omgeving. 
Je werkt te midden van ondernemende slimme mensen die zich hard maken voor de regio. Ze bieden een helpende hand aan ondernemers bij innovatie, vestiging en investeringszaken. Centraal staan oplossingsgericht denken, lef hebben, slimme oplossingen bedenken en een doelgerichte aanpak. Verduurzaming, economische ontwikkeling en energie zijn belangrijke thema’s.

Je krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven. De aimabele, gedreven en energieke vrouwelijke directeur-bestuurder vormt samen met twee slimme, sympathieke en zeer ervaren mannelijke directeuren het managementteam. Zij sturen in totaal 25 medewerkers aan en werken nauw samen met burgemeesters en wethouders, provincies en met het ministerie in Den Haag. 
Alles wat op dit niveau gebeurt, is in het belang van de economische groei en werkgelegenheid in de regio Noord-Holland. Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, eigenaarschap, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, input en onderbouwde mening over zaken worden dan ook zeker op prijs gesteld.

Het gezellige kantoor is gevestigd in Alkmaar, vlak bij de A9/N9 en verschillende uitvalswegen. 

Je geeft samen met een hele fijne collega managementassistent vorm aan de directieondersteuning en vormt een drie-eenheid met haar en de bestuurssecretaris. 

Door het sociale karakter, de maatschappelijke relevantie van de activiteiten en de vele ontwikkelingsmogelijkheden een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is informeel. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. 

Samengevat bieden we:

• een functie voor 32 uur;
• een brutosalaris van maximaal  € 4.200,- bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• 8% vakantiegeld;
• 8,33% eindejaarsuitkering;
• een bedrijfsfitnessabonnement;
• een goede reiskostenvergoeding;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en sneldenkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, laat je niet gek maken, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij bent een ‘veelkunner’ en je houdt van jouw vak als directie- en managementversterker!

Woon je dan ook nog (in de buurt van) Alkmaar? 
Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, WordPress, Exact (is een pré);
• ervaring binnen een politieke of bestuurlijke omgeving;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.