Directiesecretaresse: die graag breed op nationaal niveau ondersteunt

Wat ga je doen als Directiesecretaresse: die graag breed op nationaal niveau ondersteunt?

Voor deze maatschappelijk relevante en politiek-bestuurlijke ambtsdrager in Den Haag zoeken wij de rechter- en linkerhand, het extern geheugen en geweten maar bovenal zijn buffer. Iemand waar hij volledig op kan bouwen. Een slimme, accurate en organisatorische steunpilaar, wiens kwaliteiten extra worden getriggerd door deze belangenbehartiger op Nationaal niveau. Een breed inzetbare organisator en verbinder met lef en ervaring. 

Je wordt de 1-op-1-assistent van de directeur. Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. Je bent zijn steun en toeverlaat. Hij ziet jou als de liaison tussen hem en de buitenwereld. De stabiele, warme, sturende en centrale factor in contacten binnen de organisatie maar ook naar de (internationale) buitenwereld. Je biedt hem zorgzame en proactieve ondersteuning en bent het eerste aanspreekpunt bij alle in- en externe vragen.   

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Je hebt snel grip op complexe informatiestromen. Je krijgt veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw directeur. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij waar nodig.

 

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige rol binnen een organisatie die zich sterk maakt voor de rechten van burgers in Nederland. Binnen de bedrijfscultuur zijn zelfstandigheid, flexibiliteit, nauwkeurigheid en omgaan met vertrouwelijkheid van groot belang. Met zo’n 230 specialisten ondersteunt deze juridische organisatie de overheid op landelijk niveau. Er wordt gewerkt binnen meerjarenprogramma’s bestaand uit onderzoeken, activiteiten en aanbevelingen. Als onafhankelijke partij leveren zij verbetervoorstellen aan de overheid. Hét kenniscentrum van Nederland daar gaan ze voor. 

Jij krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage verder vorm te geven. 
De directeur is een actieve, snelle, slimme en gedreven man met veel ervaring in wet- en regelgeving nationaal en internationaal. Als leider van dit hoge college staat hij voor onafhankelijkheid en onpartijdigheid.
Je vormt samen met jouw andere collega een sterk duo in de ondersteuning van hem. Tevens ben je achtervang voor nog twee directiesecretaresses. Met zijn vieren vormen jullie het directiesecretariaat, nauw samenwerkend met de bestuursadviseur. Jullie vormen één gezicht naar binnen en naar buiten. 

Het kantoor is gevestigd op een mooie, inspirerende plek in hartje Den Haag. Praktisch naast het centraal station. Met op een steenworp afstand; het Haagse Bos, in een prachtig licht kantoor met veel houtafwerking en ruimte. 

Samengevat bieden we:

• een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• een functie voor 32 tot 36 uur;
• een salaris van maximaal € 4.750,- bruto per maand o.b.v. 36 uur conform de Rijksoverheid cao schaal 9;
• 16,8% Individueel Keuzebudget;
• volledige ov-goede reiskostenvergoeding;
• een pensioenregeling;
• studiefaciliteiten;
• bedrijfsfitness.

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau in een dynamische werkomgeving en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevende volledig ontzorgen zodat hij kan excelleren. Je bent loyaal en te vertrouwen. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen, processen uit te diepen en te optimaliseren. 
Je bent proactief, accuraat en weet te versnellen. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. 
Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en een luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt. Daarbij werk je klant- en resultaatgericht.

Je bent een professional en als vakmens zelfbewust. Je staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, spanning te ontzenuwen en issues op te lossen. 
Je hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij bent een heel-veel-kunner en je houdt van jouw vak als topondersteuner en directie versterker!

Woon je dan ook nog in de buurt van Den Haag Centrum? 
Dan is deze vacante functie echt iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Officemanager (of vergelijkbaar);
• vaardigheid in en met Office365, iBabs, SharePoint;
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurs- of directieniveau;
• uitstekende Nederlandse en Engelse taalvaardigheid in woord en geschrift.