Directie Assistent: een ‘blauwe’ rust brengende regisseur

Wat ga je doen als Directie Assistent: een ‘blauwe’ rust brengende regisseur?

Voor de directeur van deze landelijk opererende opdrachtgever in Amsterdam zoeken wij een linker- en rechterhand, ogen en oren, extern geheugen en geweten en bovenal een collegiaal maatje. Iemand die hem volledig ontzorgt en de weg voor hem plaveit. Een slimme, accurate en organisatorische regisseur, wiens kwaliteiten extra worden getriggerd door deze constant vernieuwende ICT wereld. Een organisator, strateeg en verbinder met natuurlijk overwicht. 

Je wordt de 1-op-1-assistent van de directeur. Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. In deze uitdagende functie ontzorg je hem, je bent zijn steun en toeverlaat. Hij ziet jou als aanvulling op zijn inbreng en als de vrolijke, stabiele, sturende en centrale factor in de organisatie. 
Samen met de directieadviseur en de business consultant vorm je een drie-eenheid in zijn ondersteuning. Je bent de schakel met de rest van de organisatie en met externe instanties en relaties.

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit en ‘managet de manager’. Affiniteit met ICT en het jargon werkt in je voordeel, maar is geen vereiste. 
Je krijgt veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw directeur. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij waar nodig.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige rol binnen een prachtige tot de verbeelding sprekende organisatie met grote maatschappelijke relevantie. 
Sleutelwoorden in hun activiteiten zijn: stabiliteit, continuïteit, veiligheid, vereenvoudiging en modernisering. Je werkt samen met daadkrachtige mensen die in groepsverband aan projecten met veel impact werken. Daarom staat deze organisatie altijd op scherp. De sfeer is goed maar ook zakelijk, de ‘niet lullen maar poetsen’ mentaliteit. Je opereert als directie assistent in het team Bedrijfsbureau waarin verschillende ondersteunende diensten voor de directeur zijn gebundeld. Voor zijn prestatieniveau is een stabiele secretariële ondersteuning van groot belang. 

Jij krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden, als mede-strateeg op te treden en jouw bijdrage verder vorm te geven. De directeur is een snel denkende, krachtig persoonlijkheid met veel ervaring in het bedrijfsleven. Hij is gedreven, soms wat ongeduldig en lekker direct, en is oprecht dankbaar als jij orde aanbrengt en zaken voor hem weg managet. Hij staat voor zijn afdeling en zijn mensen en weet waar hij naar toe wil bewegen. Jullie werken nauw samen als een hecht team en acteteren als één gezicht naar binnen en naar buiten.

Het kantoor is gevestigd in Amsterdam-West nabij Station Sloterdijk en is vooral goed bereikbaar met het OV of de fiets. Bij deze afdeling werk je dagelijks met 250 collega’s aan het beheer en onderhoud van de ICT-infrastructuur als ook telefonie, printen en werkplekvoorzieningen, in samenwerking met belangrijke externe partijen en leveranciers. 
Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er aandacht voor werkplezier én voor elkaar. Binnen deze complexe, altijd vernieuwende organisatie zijn talent, kwaliteit, energie, drive, lef, reflectie, nieuwsgierigheid, eigenaarschap en optimisme belangrijke assets. 

Jouw bijdrage, vakkennis, inzicht, input en onderbouwde mening over zaken worden dan ook zeker op prijs gesteld.

Samengevat bieden we:

• een functie voor 32 tot 38 uur;
• een goed marktconform salaris;
• 8% vakantiegeld;
• 13e maand;
• goede reiskostenvergoeding;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• een goede sfeer en cultuur.

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau in een dynamische werkomgeving en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat jullie met elkaar kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen, processen uit te diepen en te optimaliseren. Je bent proactief, accuraat en weet te versnellen. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en een luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je bent een professional en als vakmens zelfbewust. Je staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op intuïtie. Je weet vragen en informatie goed te filteren, spanning te ontzenuwen en issues op te lossen. Je hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij bent een soepele regisseur en je houdt van jouw vak als topondersteuner en directie versterker!

Woon je dan ook nog in de buurt van Amsterdam (Sloterdijk)? 
Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Officemanager (of vergelijkbaar);
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurs- of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, iBabs en SharePoint;
• organisatiesensitiviteit;
• bekend met ICT-jargon;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift.