Bestuurssecretaresse: een sterke ontzorger, verbinder èn gangmaker

Wat ga je doen als Bestuurssecretaresse: een sterke ontzorger, verbinder èn gangmaker?

Je wordt de 1-op-1-assistent van de twee bestuurders. 
Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. In deze uitdagende functie ontzorg je beide bestuurders op hun eigen manier. Je bent hun steun en toeverlaat. Ook ben je de schakel met het management, de directeuren en overige medewerkers en externe instanties en relaties.  

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw bestuurders. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij. 

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een relatief nieuw team dat zich sterk maakt voor onderwijs aan de jongste mensen, gestoeld op brede levensovertuigingen.  De waarden verbinding, aandacht en ambitie staan centraal. Op elkaar vertrouwen en elkaar verder helpen. 
Je krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven. Het College van Bestuur bestaat uit twee leuke aimabele en slimme, mannelijke bestuurders met allebei een rijk onderwijsverleden. Je werkt nauw samen met de kundige en professionele bestuurssecretaris die de bestuurders meer inhoudelijk beleidsmatig bij staat. Jullie vormen met de bestuurders een vier-eenheid.

Het kantoor is gevestigd in Amsterdam Sloten, vlak bij de A4 maar ook zeer goed bereikbaar met het OV of de fiets. 

Je wordt onderdeel van het Bestuursbureau, met naast de bestuurders en bestuurssecretaris een directeur Bedrijfsvoering die leiding geeft aan de hele staf bestaande uit zo’n 25 professionals op het gebied van HR, financiën, ICT, huisvesting, communicatie, facilitaire zaken en onderwijsondersteuning. 

Door het sociale karakter en ontwikkelingsmogelijkheden een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is informeel. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. 

Alles wat op dit hoge niveau gebeurt, is in het belang van de doelgroep, de schoolgaande Amsterdamse jeugd. Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, eigenaarschap, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, input en onderbouwde mening over zaken worden dan ook zeker op prijs gesteld.

Samengevat bieden we:

• een functie voor 32 uur;
• CAO PO, schaal 8, maximaal  € 4.055,- bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• 8% vakantiegeld;
• 8,33% eindejaarsuitkering;
• maximaal 53 (!) vrije dagen per jaar;
• een goede reiskostenvergoeding;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.

 

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en sneldenkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij bent een heel-veel-kunner en je houdt van jouw vak als topondersteuner en management versterker!

Woon je dan ook nog (in de buurt van) Amsterdam Sloten? 
Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, SharePoint, iBabs;
• organisatiesensitiviteit;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.