Bestuurssecretaresse: een ‘kleine’ rol maar van onschatbare waarde

Wat ga je doen als Bestuurssecretaresse: een ‘kleine’ rol maar van onschatbare waarde?

Werk je graag op een prachtige, historische buitenplaats ten dienste van bewoners van een kloosterverzorgingshuis? Voor het bestuur van een congregatie zoeken wij een linker- en rechterhand, ogen en oren, extern geheugen en geweten en bovenal een fijne collega. Iemand die hen volledig ontzorgt en de weg voor hen plaveit. Het is een rustige werkomgeving en je ondersteunt het bestuur bestaande uit drie zusters op leeftijd. Dus ben je een rustige en uitgebalanceerde organisator, die begrijpt dat er soms tijd nodig is voor reflectie. Een organisator en verbinder met natuurlijk overwicht. 

Je wordt de secretaresse van de 3 bestuurders. Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. Je bent hun steun en toeverlaat. De stabiele, warme, sturende en centrale factor in contacten met leveranciers en relaties. Samen vormen jullie een vier-eenheid.  

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Zoals schriftelijke verslaglegging en agendabeheer. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij waar nodig.

Wat kun je verwachten?

Het is een gewaardeerde rol binnen een kleine organisatie die zich inzet voor zingeving voor jong en oud op een natuurlijke en geborgen manier. Je komt te werken op een locatie met een historie van 180 jaar. Het gemeentelijk monument omvat landgoederen en vastgoed. De komende tijd zal het hele gebied een transformatie doormaken en uiteindelijk opengesteld worden voor een breder publiek. De sfeer binnen de organisatie is kalm en rustig maar ook warm en betrokken. Er zijn korte lijnen maar je werkt ook met mensen op leeftijd dus dit brengt een bepaalde dynamiek met zich mee. Waarbij de drie zusters blindelings op jouw kennis en kunde vertrouwen.

Jij krijgt een mooie, waardevolle rol aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden.  
De drie bestuurders zijn zachtaardig, vanuit geloof gedreven, met veel ervaring binnen de congregatie. Je werkt nauw samen met de directeur en manager, jouw leidinggevenden. Jullie vormen één gezicht naar binnen en naar buiten. Het kantoor is gevestigd in Voorschoten midden in de natuur. Goed bereikbaar met de auto (gratis parkeren), het OV of de fiets. 
Binnen de werkorganisatie zijn zelfstandigheid en planmatig en goed georganiseerd werken van belang. Een inspirerende werkomgeving midden in de samenleving waar de komende tijd zeker wat gebeurt. Jouw bijdrage, vakkennis, inzicht, input en onderbouwde mening over zaken worden dan ook zeer op prijs gesteld.

Samengevat bieden we:

• een functie voor 8 tot 16 uur;
• een salaris van maximaal € 3.800 bruto per maand o.b.v. 36 uur;
• 8% vakantiegeld;
• 8,33% eindejaarsuitkering;
• goede reiskostenvergoeding;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• een ontspannen sfeer en cultuur.

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau in een dynamische werkomgeving en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. Je bent loyaal en te vertrouwen. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen, processen uit te diepen en te optimaliseren. 
Je bent proactief en accuraat in je werk. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en een luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt. 

Je bent een professional en als vakmens zelfbewust. Je staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, spanning te ontzenuwen en issues op te lossen. 
Je hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij bent een heel-veel-kunner en je houdt van jouw vak als topondersteuner en directie versterker!

Woon je dan ook nog in de buurt van Voorschoten? 
Dan is deze vacante functie echt iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Officemanager (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurs- of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, SharePoint;
• organisatiesensitiviteit;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift.