Bestuursassistent, een verrassend wereldse sidekick

Wat ga je doen als Bestuursassistent, een verrassend wereldse sidekick?

Voor het College van Bestuur van onze zeer tot de verbeelding sprekende opdrachtgever in Amsterdam zoeken wij een linker- en rechterhand, ogen en oren, extern geheugen en geweten en bovenal een collegiaal maatje. Iemand die het bestuur volledig ontzorgt en de weg voor hen plaveit. Een slimme, accurate en organisatorische alleskunner, wiens kwaliteiten extra worden getriggerd door de soms complexe dynamiek binnen deze prachtige onderwijsinstelling. Een verbinder met natuurlijk overwicht, betrokken aandacht en de ambitie om effectieve soepelheid voor allen te realiseren.

Je wordt de 1-op-1-assistent van een van de twee bestuurders.
Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. In deze uitdagende functie ontzorg je beide bestuurders op hun eigen manier. Je bent hun steun en toeverlaat en werkt daarin nauw met de bestuurssecretaris. Ook ben je de schakel met de RvT, Het Centraal Bureau, het MT, de ondersteunende diensten en de medezeggenschapsraad.

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw bestuurders. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een betrokken, bevlogen en slim team dat zich sterk maakt voor de optimalisatie van de doelstellingen en de bedrijfsvoering. Je wordt onderdeel van een ontwikkelingsgerichte organisatie met respect voor ieders identiteit en uniciteit. Met als doel jonge mensen verder te brengen in hun ontwikkeling vanuit de overtuiging dat internationaal georiënteerd onderwijs met diverse achtergronden en perspectieven tot ‘rijkere’ mensen leidt. 

Het College van Bestuur bestaat uit twee leuke aimabele en slimme bestuurders met allebei een rijk onderwijsverleden. Je werkt nauw samen met de kundige en professionele bestuurssecretaris die de bestuurders meer inhoudelijk en beleidsmatig bij staat. Jullie vormen met de bestuurders en met een directe collega een vijf-eenheid.

Je krijgt een sleutelfunctie in de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om je werk in te vullen. Het Bestuurskantoor vormt het kloppende hart van een instituut met in totaal 900 medewerkers, verdeelt over 14 locaties, in en rond Amsterdam. Hier is altijd reuring en dynamiek door het in- en uitlopen van collega’s, mensen van de gemeente, en overige (externe) relaties en stakeholders.

Door het sociale karakter en ontwikkelingsmogelijkheden een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is informeel. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. 

Het kantoor is gevestigd in Amsterdam-West vlakbij de ring en vooral makkelijk te bereiken met het OV of de fiets. 

Alles wat op dit hoge niveau gebeurt, is in het belang van de doelgroep, de schoolgaande Amsterdamse jeugd. Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, eigenaarschap, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, input en onderbouwde mening over zaken worden dan ook zeker op prijs gesteld.

Samengevat bieden we:

• een functie voor 32 uur;
• een goed salaris van maximaal  € 4.600,- bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• 8% vakantiegeld;
• 8,33% eindejaarsuitkering;
• ruim 50 vrije dagen per jaar;
• een goede reiskostenvergoeding;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en snel denkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. 
Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij hebt de juiste spirit om te werken en te leren binnen deze belanghebbende en inspirerende werkomgeving en je houdt van jouw vak als topondersteuner en management versterker!

Woon je dan ook nog (in de buurt van) Amsterdam-West? 
Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, SharePoint, iBabs;
• organisatiesensitiviteit;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen in verslaglegging en regulier communicatieverkeer.