Bestuursassistent, een Amsterdamse en verrassend wereldse sidekick (vervuld)

Wijzienje graag

Executive Secretaries, het werving en selectiebureau van Public Support, is specialist in het zoeken en vinden van topondersteuners voor vaste werkplekken.
Voor een van onze zeer tot de verbeelding sprekende opdrachtgevers, actief in de onderwijssector zoeken we een Bestuursassistent voor het College van Bestuur.  

 

Wat ga je doen als Bestuursassistent, een Amsterdamse en verrassend wereldse sidekick (vervuld)?

Als Bestuursassistent ben je de linker- als de rechterhand van de Raad van Bestuur, bestaande uit twee bestuurders en de bestuurssecretaris van deze mooie organisatie. Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. In deze uitdagende functie ontzorg je de bestuurder en de secretaris volledig. Ook ben je de schakel met de RvT, het Centraal Bureau, het MT, de ondersteunende diensten en de medezeggenschapsraad. 

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor het bestuur. 
Jij monitort, coördineert, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent pro actief, accuraat en sneldenkend. Hierdoor plavei je de weg om voortgang, kwaliteitsverbeteringen en de processen op een hoger plan te brengen. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij. Jouw (inhoudelijk) meedenken vanuit je ondersteuningstalenten wordt zeer gewaardeerd. 

Je maakt onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en vormt een fijne vier-eenheid met de twee bestuurders en bestuurssecretaris. Er wordt op een prettige en informele manier met elkaar samenwerkt. Je ondersteunt waar nodig ook het managementteam bestaande uit 14 directeuren. Zij vormen een belangrijk overleg- en adviesorgaan voor de RvB. 
Daarnaast werk je ook samen met Juridische zaken, Controle en het Centraal Bureau. 
Dit bureau bestaat uit Finance, ICT, P&O, Huisvesting en Onderwijskwaliteit. Je ondersteunt deze stafafdelingen bij projecten op het gebied van communicatie, huisvesting en professionalisering.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en zinvolle rol binnen een betrokken, bevlogen en slim team dat zich sterk maakt voor de optimalisatie van de doelstellingen en de bedrijfsvoering. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. Je krijgt een sleutelfunctie in de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om je werk in te vullen.
Het Bestuurskantoor vormt het kloppende hart van een instituut met in totaal 900 medewerkers, verdeelt over 14 lokaties, in en rond Amsterdam. Hier is altijd reuring en dynamiek door het in en uitlopen van collega’s, mensen van de gemeente, en overige (externe) relaties en stakeholders.
Je wordt onderdeel van een ontwikkelingsgerichte organisatie met respect voor ieders identiteit en uniciteit en het doel: jonge mensen verder brengen in hun ontwikkeling vanuit de overtuiging dat internationaal georiënteerd onderwijs met diverse achtergronden en perspectieven, leidt tot ‘rijkere’ mensen. 
Door het sociale karakter een fijne omgeving om in te werken. 

Je komt te werken in een modern, sfeervol, transparant en licht pand in Amsterdam-West. Vlak bij de ring en vooral makkelijk te bereiken met OV of de fiets. 

Het pakket aan arbeidsvoorwaarden behorende bij de functie van bestuursassistent bestaat uit:

• Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Een werkweek van 32 uur;
• Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.500,-  obv 40 uur;
• Ruim 50 vrije dagen bij een fulltime dienstverband;
• 8% vakantietoeslag;
• 8,33% eindejaarsuitkering;
• Reis- en onkostenvergoeding;
• Ontwikkelingsmogelijkheden via de Academy;
• Een goede pensioenregeling (ABP).

 

Wie ben jij?

Ben jij iemand met de juiste spirit om te werken en te leren binnen deze belanghebbende en inspirerende werkomgeving? Verleg jij graag je grenzen? Binnen een bestuurlijke en beleidsmatige omgeving samen met vakmensen? Maak je graag elke dag het verschil? 

Jij bent verbindend en je hebt gevoel voor humor. Je werkt zelfstandig en denkt graag mee en vooruit. Ook op de inhoud. Jij laat je niet snel gek maken en bent een onverstoorbare en stevige sidekick in een ad-hoc omgeving. Je bent energiek, stevig, no-nonsense en je houdt van jouw vak als topondersteuner. 

Als bestuursassistent verzorg je alles tot in de puntjes. Je houdt van structuur en je gaat door tot alles geregeld is. Je bent een teamspeler, werkt graag samen en bent vriendelijk en vrolijk. Met jouw natuurlijk overwicht en gevoel voor verhoudingen krijg je zaken voor elkaar. Daarnaast ben je slim, heb je een goed gevoel voor de Nederlandse en Engelse taal en een vlotte pen.

Je voelt eigenaarschap, bent betrokken en hebt lef om jouw bijdrage te leveren. En bovenal ben jij iemand met hart voor het onderwijs. 

Herken je jezelf in deze beschrijving? Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• HBO werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Personal Assistant, Directiesecretaresse, PA/bestuursassistent (of vergelijkbaar);
• vaardigheid in o.a. MS Office365, iBabs, SharePoint;
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op directie- of bestuursniveau;
• uitstekende Nederlandse en Engelse taalvaardigheid in woord en geschrift.

#LI-DNI