Persoonlijk Assistent, met oog voor detail binnen een complexe organisatie

Wat ga je doen als Persoonlijk Assistent, met oog voor detail binnen een complexe organisatie?

Je wordt de assistent van een relatief jonge voorzitter Raad van Bestuur en het hoofd Bestuursbureau. Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. In deze uitdagende functie ontzorg je hen volledig. Je bent hun steun en toeverlaat in deze complex bestuurlijke organisatie met een lange sociale traditie. Waar innovatie, groei en samenwerking met verschillende sociale partners centraal staan. Je bent de schakel met de collega’s van het Bestuursbureau, andere bedrijfsonderdelen en in- en externe stakeholders vanuit verschillende bedrijfstakken.  

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Denk aan voorbereiding en planning van bestuurs-, commissie- en werkgroepvergaderingen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de jaarverslagcyclus. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw bestuurder. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij.
Je wordt hun linker- & rechterhand, extern geheugen & geweten, oren & ogen, regisseur, buffer en schakel en gaat een grote toegevoegde waarde bieden om hen te faciliteren en de weg te plaveien, zodat zij zich kunnen focussen op hun taak. 

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een klein ambitieus team dat zich inzet voor een groot maatschappelijk belang binnen de financiële sector. Voor elkaar en met elkaar! Ze geloven in de kracht van de collectiviteit en werken samen met werknemers, werkgevers en sociale partners. In deze gecompliceerde en onder druk staande omgeving is openheid en heldere communicatie van belang. Ze staan voor samen, betrokken, authentiek en helder. Omdat inzicht en het delen van expertise tot meer begrip leidt. Ook al gaat het om de getallen, de mens wordt nooit vergeten in het hele verhaal. Met klantgericht handelen wil deze, in transitie zijnde organisatie, het verschil maken. Een betrouwbare organisatie die zich bezighoudt met risico spreidingen voor diverse branches. Voor vandaag, morgen en ver in de toekomst.

Samen met ongeveer 400 collega’s werk je in een prachtig, duurzaam, gerenoveerd pand met een eigen restaurant, een clubhuis, een stilte ruimte en een kolfruimte. Toekomstgericht gestyled en op loopafstand van winkels en OV. De eventclub zorgt twee keer per jaar voor een bedrijfsevent. Er heerst een open, transparante, energieke en ontspannen sfeer. 

Samengevat bieden we:

• Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Een fulltime werkweek van 38 uur;
• Hybride werken: di, wo, do en soms op vrijdag op kantoor;
• Een salaris van maximaal € 4.900,- bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• Individueel Keuze Budget (IKB);
• 13e maand;
• 32 vakantiedagen;
• Vitaliteitsbudget en fietsregeling;
• Deelname en tegemoetkoming collectief contract zorgverzekering;
• Een pensioenregeling via PGB Pensioendiensten;
• Ontwikkelmogelijkheden: Let's Talk cyclus, TruQu, GoodHabitz;
• Studiekostenregeling;
• Reiskostenvergoeding: gratis gebruik van het ov en/of kilometervergoeding.

Wie ben jij?

Als assistent opereer je graag op hoog niveau en met slimme en aardige mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 
Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en sneldenkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen en processen op een hoger plan te brengen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.
Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en sensitiviteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, bent in staat een verdiepingsslag te maken en je doet dat alles immer met grote integriteit. Kortom, jij bent een heel-veel-kunner en je houdt van jouw vak als topondersteuner en bestuursversterker!

Je voelt eigenaarschap, bent betrokken en van zins om jouw bijdrage te leveren aan het succes en de groei van deze uitdagende, mensgerichte en maatschappelijk zeer relevante organisatie. 

Woon je dan ook nog (in de buurt van) Amstelveen? Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor directiesecretaresse, managementassistent, (of vergelijkbaar);
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op directieniveau;
• vaardigheid in notuleren en met Office365;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.