Officemanager, een energieke alleskunner en aanpakker

Wat ga je doen als Officemanager, een energieke alleskunner en aanpakker?

Samen met een duo-collega ben je als kartrekker en spin in het web een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. Jullie runnen samen de volledige backoffice en verzorgen bijeenkomsten en events. Je stemt werkzaamheden op elkaar af zodat je elkaar kunt achtervangen en vervangen. Het optimaliseren, structureren en verduurzamen van de processen is jullie uitdaging, alsook het creëren van een fijne en toegankelijke sfeer.

Je onderhoudt contacten met alle stakeholders en hebt de administratie en planning van opdrachten onder jouw hoede. Je wordt betrokken bij diverse bedrijfvoeringstaken, zoals facilitair management, boekhouding, financiële administratie, IT-aangelegenheden en HR-zaken. Het onderhouden van de social mediakanalen en de website is ook onderdeel van jullie takenpakket.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een aimabel, slim, ambitieus en internationaal opererend team met op dit moment 25 collega’s die zich bezighouden met baanbrekende innovaties voor een betere wereld. Ze leveren technische en financiële water-oplossingen die de levens van miljoenen mensen in de wereld totaal veranderen en gemeenschappen verbinden. Je wordt onderdeel van het familiebedrijf met een rijke historie van 60 jaar, dat sinds 2022 een structurele en duurzame oplossing biedt voor een urgent probleem in de wereld op het gebied van schoon drinkwater. Een markt met grote maatschappelijke purpose en uitzonderlijk groeipotentieel.

Je komt te werken in een prettig, licht en open kantoor op het Bedrijventerrein Heerhugowaard. Het is goed te bereiken (via N194, N242, A7 en A9) met zowel de fiets, het OV en de auto. Je kunt er uitstekend parkeren.

De sfeer is goed, informeel, ontspannen, met korte communicatielijnen en een no nonsens-cultuur. Hier wordt gewaardeerd dat je meedenkt, vooruitdenkt en eigen initiatief toont. Er is veel ruimte voor zelfstandigheid, eigen inbreng en ontwikkeling. Je krijgt vrijheid om zaken naar je toe te trekken en een breder takenpakket voor jezelf te creëren.

Deze functie is zeker uit te bouwen naar ondersteuning van de CEO en CFO, maar de focus ligt in eerste instantie op bredere en algehele kantoorsupport en het vormen van het ‘kloppende hart’ van de organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning in de dagelijkse gang van zaken en de basisprocessen. Je bent de verbindende schakel en de ‘go to’ voor alle collega’s.

Samengevat bieden we:

• een dienstverband van 24 tot 28 uur;
• een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• een bruto salaris van maximaal  € 5.000,- bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• vakantiegeld is 8% van je bruto salaris;
• 25 vrije dagen o.b.v. 40 uur;
• een goede pensioenvoorziening, zonder premiekosten;
• gratis sportabonnement;
• fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• altijd gratis vers fruit en een visje bij de lunch op vrijdag.

Wie ben jij?

Je weet door jouw manier van communiceren, praktische intelligentie, kennis van zaken en persoonlijkheid steeds weer met iedereen de verbinding te maken.

Je hebt een natuurlijk overwicht waarmee je collega’s en externen als vanzelf motiveert, uitdaagt en op sleeptouw neemt. Je denkt mee en vindt het belangrijk het beste van jezelf te geven, een grote toegevoegde waarde te bieden en zo een gastvrije basis te vormen en een onmisbare schakel te zijn in het succes van de organisatie.

Jij brengt procesverbeteringen aan op project- en teamniveau. Je hebt het vermogen om te anticiperen, bent proactief, oplossingsgericht en accuraat.

Als topondersteuner vervul je vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw collega’s volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.
Je bent je bewust van organisatiegevoeligheden en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. Je werkt efficiënt en slim, faciliteert en initieert.
Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen, houdt van een grap. Je weet vragen en informatie goed te filteren. Je biedt tegengas indien nodig. Je bent van nature bijzonder integer en verliest nooit jouw elegantie en intuïtie. 

Woon je dan ook nog (in de buurt van) Heerhugowaard? 

Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je ook nog beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Officemanager, Directiesecretaresse, Managementassistent (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• vaardigheid in o.a. Office365, Sharepoint, WordPress, CRM- en boekingssystemen;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• goede Engelse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.