Management Assistent: een alleskunner en vliegende keep

Wat ga je doen als Management Assistent: een alleskunner en vliegende keep?

Voor het managementteam van onze zeer tot de verbeelding sprekende opdrachtgever, gevestigd in Amersfoort zoeken wij een linker- en rechterhand, ogen en oren, extern geheugen en geweten en bovenal een collegiaal maatje van de officemanager. Iemand die, samen met haar collega de directie en het management ontzorgt en eigenaarschap voelt voor de volledige businesssupport. 
Een leuk, slimme, accurate secretariële alleskunner en administratieve duizendpoot. Een slimme verbinder met natuurlijk overwicht, inspirerende daadkracht en ervaring, betrokken aandacht en interesse in mensen en arbeidsbemiddeling.

Samen met jouw collega’s van het secretariaat vorm je het ‘kloppende hart’ ter ondersteuning van het hele team dat zich hard maakt voor deze brancheorganisatie. Je bent een belangrijke sleutelfiguur binnen de organisatie. De vraagbaak voor cliënten, en ook intern een steun en toeverlaat voor de juridische en beleidsadviseurs. 

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Het CRM-systeem kent voor jou geen geheimen, in de inbox manage jij de zaken van je af en naar je toe. Je bent de spil van het kenniscentrum, organiseert menig event en staat bezoekers en belanghebbenden telefonisch, of live aan de balie, graag te woord. Jij zoekt en vindt steeds weer een oplossing voor allerhande vraagstukken. 
Je werkt daarbij nauw samen met de officemanager en ook met jouw collega die het CRM-systeem beheert, met degene die de trainingen en events organiseert en met de collega van de ledenadministratie. Waar nodig vangen jullie elkaar ‘achter’ en spring je in. 
Als je eenmaal ingewerkt wordt gaan jullie opnieuw naar de tekentafel om de taken opnieuw te verdelen. 
Het is een informele organisatie en de lijntjes zijn kort. Je krijgt veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor directie en management. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant en beheert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, beslist, verbindt en stuurt bij.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een gedreven team dat zich sterk maakt voor de groei en ontwikkeling van spelers in de flexibele arbeidsmarkt. De organisatie is al 30 jaar succesvol.  
Je werkt te midden van ondernemende extraverte mensen die het met elkaar enorm leuk hebben. Ze bieden een helpende hand, een luisterend oor en sterk advies aan hun cliënten. Dat zijn zo’n  1300 ondernemers in het hele land. 
Centraal in jouw rol staat: vakkennis, oplossingsgericht denken, niet bang zijn om jouw mening en ervaring te delen, en een doelgerichte aanpak. 

Je vervult een verbindende en gastvrije rol in deze platte organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven. 
De aimabele, gedreven en energieke directeur is samen met de adjunct directeur en het bestuur, eindverantwoordelijk en zij sturen in totaal circa 25 medewerkers aan en werken nauw samen met onder andere: ondernemersnetwerken, vakbonden, uitvoeringsorganisaties van de overheid, ministeries en andere stakeholders. Alles wat op dit niveau gebeurt, is in het belang van de cliënten. Dat vraagt van jou luistertalent, verbindend vermogen, levenservaring, handen uit de mouwen steken en een stevige persoonlijkheid. 

Het frisse, smaakvol ingerichte en eigentijdse kantoor is gevestigd in Amersfoort, naast de A1 en verschillende uitvalswegen. Je kunt er uitstekend parkeren, en vanuit Amersfoort is het zeer goed te be-fietsen.

Je geeft samen met een hele fijne collega-officemanager vorm aan de kantoorondersteuning en vormt een vier-eenheid met haar en de drie andere managementassistentes. 
Door het sociale en juridische karakter, de maatschappelijke relevantie van de activiteiten en de vele ontwikkelingsmogelijkheden een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is informeel. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. 

Samengevat bieden we:

• Een functie voor 32 tot 40 uur;
• Een mooi marktconform salaris;
• 8% vakantiegeld;
• 25 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband;
• 2% eindejaarsuitkering;
• Telefoon- en reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenvoorziening;
• Fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.

Wie ben jij?

Als administratief en operationeel sterke  secretariële ondersteuner maak je graag het verschil en bied je een toegevoegde waarde waar nodig. 
Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren. 
Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt. Het is fijn samenwerken met jou vanwege jouw senioriteit en sensitiviteit.
Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming en politieke sensitiviteit binnen een kennisclub met diverse stakeholders en belanghebbenden. Je bent je bewust van die complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. Je werkt accuraat, efficiënt en slim, faciliteert en initieert.
Je bent als vakmens zelfbewust en gastvrij, staat stevig in je schoenen, houdt van een grap, en verliest nooit jouw elegantie en intuïtie.
Je weet vragen en informatie goed te filteren en klachten te ontzenuwen. 
Je bent omgevingsbewust en zet zaken makkelijk op papier.
Je bent communicatief sterk en biedt tegengas indien nodig op een charmante wijze. Je bent van nature proactief en zeer integer. 
Je houdt van je rol als ondersteuner en kunt veel ballen tegelijk in de lucht houden. Jouw werkgever en alle collega’s kunnen op jou leunen en rekenen.
Kortom, jij bent een alleskunner en je houdt van de afwisseling in jouw vak als directie- en managementversterker.

Woon je dan ook nog (in de buurt van) Amersfoort? 
Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, AFAS (is een pré);
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.