Directiesecretaresse: ben jij de verbindende kracht in het hart van de organisatie?

Wat ga je doen als Directiesecretaresse: ben jij de verbindende kracht in het hart van de organisatie??

Je wordt de assistent van de algemeen directeur en de directiesecretaris. Met oprechte aandacht en souplesse zorg je voor efficiëntie en soepelheid.

Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. In deze uitdagende functie ontzorg je de algemeen directeur en de secretaris elk op hun eigen manier. Je bent hun steun en toeverlaat.

Het samenvatten en vastleggen van vergaderingen in heldere notulen en het bewaken van de besluitenlijst hoort ook bij jouw takenpakket. Uiteraard staan moderne technieken zoals AI je daarin bij.

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw leidinggevenden. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een organisatie (80 fte) dat zich inzet voor de belangenbehartiging, de verbinding en onderlinge samenwerking van haar leden en in totaal 28.000 werknemers. Voornamelijk door politieke en beleidsmatige beïnvloeding in Den Haag en Brussel, door kennisdeling en door de ontwikkeling van tools voor verdere professionalisering.

Je krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven. De algemeen directeur is een bijzonder aimabele, slimme, ambitieuze, eigentijdse bestuurder. Een fijne en zeer ervaren directiesecretaris staat hem beleidsmatig en strategisch bij. Met hen vorm je een hechte en geoliede drie-eenheid.

Je maakt onderdeel uit van het bestuursbureau en het bestuurssecretariaat met drie ervaren collega secretaresses die elk hun eigen focus hebben: jouw directe collega ondersteunt de voorzitter en de andere twee secretaresses zijn er voor de overige directeuren en hun afdelingen.

Alles wat op dit hoge niveau gebeurt, is in het belang van de Nederlandse samenleving. Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, ondernemerschap, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, input en onderbouwde mening over zaken worden dan ook zeker op prijs gesteld.

Het moderne en sfeervolle kantoor is gevestigd in Den Haag – Centrum, nabij het Centraal Station, en zeer goed bereikbaar met de fiets en het OV.

Door het sociale karakter op het gebied van ‘wonen en werken’, de informele cultuur en de ontwikkelingsmogelijkheden een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is informeel. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar.

Samengevat bieden we onder andere:

• een functie voor 36 uur, eventueel in vier dagen;
• een salaris van maximaal € 4.900,- bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• arbeidsovereenkomst van één jaar met uitzicht op verlenging naar vast dienstverband;
• 8%vakantiegeld; 
• 13e maand;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• toegang tot opleidingen en coachingstrajecten;​​​​​​​

Wie ben jij?

Je hebt een flexibele werkinstelling, hoge mate van integriteit en een goed gevoel voor je omgeving.

Je voelt je thuis in een omgeving waar grote belangen samenkomen en waar de dynamiek vraagt om diplomatie, structuur én verbinding.

Als onmisbare kracht achter de schermen voel jij je op je best in het hart van de organisatie – daar waar de koers wordt bepaald, besluiten worden genomen en strategie tot leven komt.

Je werkt graag samen met slimme, gedreven mensen en begrijpt dat juist jouw rol – vaak onzichtbaar maar altijd onmisbaar – het verschil maakt. Door scherp te luisteren, vooruit te denken en continu voeling te houden met wat er speelt, zorg jij dat jouw leidinggevenden kunnen excelleren.

Jij houdt het overzicht, regelt wat nodig is en creëert rust en ruimte.

Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Nieuwe initiatieven ondersteun je effectief en projectmatig. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand, achtervang en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.
Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 

Woon je dan ook nog (in de buurt van) Den Haag – Centrum? 

Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, Sharepoint, AI;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift; 
• een vlotte pen;