Directie assistent: Ben jij die stevige ondersteuner die rust én overzicht brengt op topniveau?

Wat ga je doen als Directie assistent: Ben jij die stevige ondersteuner die rust én overzicht brengt op topniveau??

Je schakelt voortdurend tussen prioriteiten, belangen en mensen, en weet precies wat wanneer nodig is. Je brengt rust, overzicht en structuur in een omgeving die volop in beweging is. Je behoudt het overzicht en je bent scherp op details. Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen, weet waar je wel of juist níet moet zijn en handelt met vertrouwen en discretie.
Je werkt intensief samen met collega’s binnen het directiesecretariaat, en draagt met elkaar bij aan een professionele en stabiele ondersteuning van de top van de organisatie.
Ben jij een ervaren assistent die het overzicht weet te bewaren en energie haalt uit het efficiënt organiseren van werkzaamheden? Heb je een servicegerichte instelling, denk je in oplossingen en schakel je moeiteloos tussen uiteenlopende taken? En blink jij uit in heldere communicatie terwijl je het managementteam ontzorgt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als directie assistent ondersteun je de algemeen directeur en vorm je samen met je collega’s de ondersteunende rol voor het management. In deze rol werk je een-op-een samen met de algemeen directeur van een ambitieuze en groeiende organisatie. Je bent de spil in het web op kantoor en een onmisbare schakel tussen de directie, stakeholders en het team op kantoor. 
Je bent de linker- en rechterhand, ogen en oren, extern geheugen en geweten en bovenal een collegiaal maatje van de algemeen directeur. Je bent verantwoordelijk voor de operationele gang van zaken op het kantoor. Je zorgt voor een accurate verslaglegging van vergaderingen, bewaakt de voortgang van actiepunten. Je krijgt energie van complex agendabeheer en je schakelt moeiteloos tussen verschillende prioriteiten. We zijn op zoek naar een flexibele en ondernemende alleskunner die gemakkelijk en proactief schakelt. 
 

Waar kom je te werken?

Een veelzijdige en betekenisvolle functie, waarin je écht van toegevoegde waarde bent. Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving, met betrokken en bevlogen collega’s. Intern heerst er een informele sfeer waarin collega’s elkaar helpen en kunnen vinden. Je bent onderdeel van een enthousiast team collega’s secretaressen en deze hebben ieder een eigen aandachtsgebied. Jullie ondersteunen elkaar waar nodig tijdens bijvoorbeeld vakantie en of ziekte. Het kantoor is gevestigd in Arnhem en goed te bereiken met de auto en met OV. 

Samengevat bieden we:
•    een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband:
•    een functie voor 36 uur per week:
•    een salaris volgens de schaal 8 (max € 4.385,- o.b.v. 36 uur):
•    een individueel Keuzebudget van 22,37%:
•    een goede pensioenregeling via ABP:
•    flexibiliteit in werktijden en -locatie (gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk):
•    ruime opleidings- en ontwikkelmogelijkheden.

Wie ben jij?

Jij bent een topondersteuner met natuurlijk gezag en een sterk ontwikkeld organisatorisch talent. Je weet precies wat nodig is om rust, overzicht en structuur te creëren in een complexe omgeving.
Je werkt met scherpte en gevoel voor timing. Je houdt van regelen, afstemmen, verbinden — en je begrijpt hoe bestuurlijke processen werken. Jij bent het eerste aanspreekpunt, filtert informatie, legt verbanden en neemt verantwoordelijkheid. Altijd met gevoel voor verhoudingen, een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een flinke dosis discretie.
Je communiceert helder, bent kritisch waar nodig en beweegt je soepel tussen verschillende niveaus. Jij bent een stabiele factor, met een goed oog voor wat er speelt — ook als het niet wordt uitgesproken.

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau in een dynamische werkomgeving en met slimme mensen. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en de directie en je collega’s volledig ontzorgen zodat jullie met elkaar kunnen excelleren. Je onderhoudt regelmatig contact met je interne stakeholders. 

Jij creëert overzicht, je kan goed plannen en je hebt een gestructureerde manier van werken. Je hebt het vermogen om vanuit een helicopterview te anticiperen, processen uit te diepen en te optimaliseren.
 
Je bent proactief, een echte doener, accuraat en weet te versnellen. Initiëren, coördineren (en coachen) is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden.
Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en een luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.
Je bent een ambitieuze teamspeler die graag kwaliteit levert en vindingrijk is in het oplossen van problemen en uitdagingen. Je combineert heldere communicatie en vakkennis en biedt daarmee een meerwaarde voor zowel collega's als klanten.

Je bent een professional en als vakmens zelfbewust. Je staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, spanning te ontzenuwen en issues op te lossen. 
Je hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij bent een organisatietalent en je houdt van jouw vak als topondersteuner en directie versterker!

Woon je dan ook nog in de buurt van Arnhem?

Dan zou dit zomaar je volgende stap kunnen zijn als je beschikt over:
•    hbo werk- en denkniveau.
•    een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Bureaumanager (of vergelijkbaar).
•    meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie binnen een bestuurlijke/publieke organisatie:
•    uitstekende vaardigheid in en met alle programma’s van Office365:
•    het vermogen om proactief te schakelen, te organiseren en te structuren:
•    organisatiesensitiviteit en discretie:
•    een energieke, professionele houding met gevoel voor humor en timing:
•    uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift.
•    een vlotte pen.