Bureaumanager, een ondernemende en natuurlijke verbinder.

Wat ga je doen als Bureaumanager, een ondernemende en natuurlijke verbinder.?

Als bureaumanager zorg je voor het hele reilen en zeilen van het bestuurssecretariaat. Dit doe je door de bestuurders secretarieel te ondersteunen waar nodig en daarnaast de vele meetings en events te organiseren en te plannen. Je zorgt voor een juiste verslaglegging. Daarnaast zorg je voor een correcte opvolging en evaluatie van de genomen besluiten. Jouw focus ligt vooral op het ontzorgen en faciliteren van de voorzitter.

Daarbij werk je nauw samen met de programmamanager en ben je de spin in het web en het aanspreekpunt voor vragen en wensen van leden, projectleiders en overige interne en externe stakeholders.  Je bent de organisatorische partner die zorgdraagt voor een heldere communicatie. Je verbindt en versterkt.

Waar kom je te werken?

Je werkt binnen een klein en wendbaar team en runt met drie collega's een professioneel Bestuurbureau. Er heerst een plezierige werksfeer met een open cultuur waarin iedereen het beste uit zichzelf haalt. Je krijgt de kans om je eigen talenten te ontplooien. Gevoel voor eigenaarschap, zelfsturing en persoonlijk leiderschap is van belang.  

Als bureaumanager bewaak je alle acties rond de belangen van het Dagelijkse Bestuur en de leden en je houdt termijnen en procedures nauw in de gaten. Als verlengstuk van de bestuurders en de ‘vertegenwoordiger’ van het netwerk ben je punctueel en organisatorisch en inhoudelijk sterk. Alles wat op dit niveau gebeurt, moet in het belang van de bijzondere doelgroep zijn. Dit alles vraagt om nieuwsgierigheid, betrokkenheid, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, input en onderbouwde mening over zaken wordt dan ook zeker op prijs gesteld.

De organisatie heeft een informeel karakter, waarbij slim en effectief werken en werkplezier hand in hand gaan. Er is oprechte aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en collegialiteit. Deze functie bied je een belangrijke en zelfstandige positie met veel verantwoordelijkheid en ruimte om waarde toe te voegen. 

Wat kun je verwachten?

• Een dienstverband van 24-28 uur per week.
• Een salaris van minimaal € 3.800,- tot maximaal € 4.850,- bruto per maand (op basis van 40 uur).
• Deels thuiswerken is mogelijk.
• 8% vakantiegeld.
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%.
• Pensioenregeling.
• Ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden.
• Reiskostenvergoeding.

Wie ben jij?

Als topondersteuner en -versterker opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie en het beleid wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden en stakeholders volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te analyseren en anticiperen en bent proactief, accuraat en snel denkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, efficiency,  processen en structuur op een hoger plan te brengen.

Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming en bent je bewust van de politieke complexiteit en de belangen van de leden. Je snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je hebt humor. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 

Je kunt ad hoc acteren, brengt rust en hebt te allen tijde overzicht. Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste verantwoordelijken.

Je biedt tegengas indien nodig, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met integriteit, een koel hoofd en een warm hart.

 

Kortom, jij bent een professional die houdt van jouw vak als topondersteuner en bestuursversterker!

Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau.
• Een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar).
• Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau.
• Vaardigheid in en met Office365, SharePoint.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Een vlotte pen.