Bestuurssecretaresse: met de kracht van inlevend luisteren

Wat ga je doen als Bestuurssecretaresse: met de kracht van inlevend luisteren?

Je ondersteunt en versterkt de bestuursvoorzitter volledig, één op één en waar nodig. 
Samen met drie collega secretaresses ben je de spil tussen het bestuur en hun externe relaties lokaal, regionaal, nationaal en soms zelfs internationaal. Je bent zijn verlengstuk en een belangrijke sleutelfiguur binnen en buiten de organisatie. Het eerste aanspreekpunt bij alle in- en externe vragen. De buffer & schakel, steun & toeverlaat, ook van de overige bestuursleden en de algemeen directeur als de situatie daar om vraagt.  

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. De agenda kent voor jou geen geheimen, in de inbox manage jij de zaken van je af en naar je toe. Vergaderingen worden voorbereid en genotuleerd. Je organiseert vele events en houdt de regie op officiële ontvangsten. Je bent te allen tijde de verbindende spin in het web en host bij jaarlijks terugkerende evenementen. 

Je krijg veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor ‘jouw’ bestuurder. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant en beheert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, beslist, verbindt en stuurt bij. 

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een ondernemend bestuur dat zich inzet voor alle voorzieningen en bedrijvigheid in de regio. Je vertoeft in een omgeving waarin de samenleving centraal staat, de mens en zijn leefomgeving. Je werkt te midden van ondernemende slimme mensen die zich hard maken voor deze taak. 

Je krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven. De voorzitter van het bestuur van deze ambtelijke organisatie vormt samen met vier collega’s het dagelijks bestuur.  
Alles wat op dit niveau gebeurt, is in het belang van het verbeteren of in stand houden van deze leefomgeving. Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, eigenaarschap, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, dienstverlenende houding en sterke persoonlijkheid brengen rust binnen deze soms hectische werkomgeving. 

Het kantoor is gevestigd in een karakteristiek pand in het centrum van Meppel. Goed bereikbaar met het OV en ‘aan te rijden’ via de A32 en A28. 

Door het sociale karakter, de maatschappelijke relevantie van de activiteiten en de vele ontwikkelingsmogelijkheden is het een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is prettig, professioneel en zakelijk. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. 

Samengevat bieden we: 

• een functie voor 32-36 uur;
• een goed marktconform slalaris;
• Individueel Keuze Budget van 17,05% op je bruto maandsalaris;
• een goede reiskostenvergoeding;
• een uitstekende pensioenvoorziening (ABP);
• fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en snel denkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, laat je niet gek maken, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit en vrolijkheid. 

Kortom, jij bent de spilfiguur waar alles omheen draait en je houdt van jouw vak als bestuurs versterker!

Woon je dan ook nog in (de buurt van) Meppel? 
Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, IBabs (is een pré);
• ervaring binnen een politieke of bestuurlijke omgeving;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.