Bestuurssecretaresse: een standvastige en flexibele regisseur van de dag

Wat ga je doen als Bestuurssecretaresse: een standvastige en flexibele regisseur van de dag?

Voor hét hoofd van dit lokale bestuur middenin de samenleving van Sliedrecht zoeken wij een linker- en rechterhand, ogen en oren, extern geheugen en geweten en bovenal een collegiaal maatje. Iemand die de directie volledig ontzorgt en de weg voor hen plaveit. 
Een slimme, accurate en organisatorische alleskunner, wiens kwaliteiten extra worden getriggerd door de dynamiek binnen deze organisatie als vertegenwoordiger van de belangen van burgers in deze regio. Wij zoeken een echt vakmens in secretariële topondersteuning. Een slimme verbinder met natuurlijk overwicht, inspirerende daadkracht, betrokken aandacht en interesse in deze politiek gevoelige omgeving. 

Samen met de collega secretaresses vorm je de spil van dit bestuursbureau en ondersteun je met elkaar het bestuur en de directie. Jullie zijn hun verlengstuk en belangrijke sleutelfiguren binnen en buiten de organisatie. Het eerste aanspreekpunt bij alle in- en externe vragen. De schakel en steun & toeverlaat, ook van de overige collega’s, externe instanties en relaties.    

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. De agenda kent voor jou geen geheimen, in de inbox manage jij de zaken van je af en naar je toe. Vergaderingen worden voorbereid en genotuleerd. Je organiseert vele events en houdt de regie op officiële ontvangsten. De verbindende schakel voor jaarlijks terugkerende evenementen. 
Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor deze ‘burgervader’ van de organisatie. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant en beheert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, beslist, verbindt en stuurt bij.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een ondernemend bestuur dat zich inzet voor voorzieningen en bedrijvigheid op stadsniveau. Je vertoeft in een omgeving waarin de samenleving centraal staat, de mens en zijn leefomgeving. Je werkt te midden van ondernemende slimme mensen die zich hard maken voor deze stad. 

Je krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven. De aimabele, gedreven en energieke voorzitter van het bestuur van deze ambtelijke organisatie vormt samen met 3 collegeleden en een secretaris het bestuur. Allemaal mannen met een eigen portefeuille of aandachtsgebieden. 
Alles wat op dit niveau gebeurt, is in het belang van deze leefomgeving in Sliedrecht. Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, eigenaarschap, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, dienstverlenende houding en sterke persoonlijkheid brengen rust binnen deze soms hectische werkomgeving. 

Het kantoor is gevestigd in Sliedrecht, vlak bij de A15. 

Door het sociale karakter, de maatschappelijke relevantie van de activiteiten en de vele ontwikkelingsmogelijkheden een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is prettig, professioneel en zakelijk. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. 

Samengevat bieden we:

• een functie voor 32-36 uur;
• een brutosalaris van maximaal € 4.800,- per maand o.b.v. 40 uur;
• IKB van 17,05% op je bruto maandsalaris;
• een goede reiskostenvergoeding;
• een uitstekende pensioenvoorziening (ABP);
• fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en sneldenkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, laat je niet gek maken, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij bent de spilfiguur waar alles omheen draait en je houdt van jouw vak als bestuur versterker!

Woon je dan ook nog (in de buurt van) Sliedrecht? 
Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, IBabs (is een pré);
• ervaring binnen een politieke of bestuurlijke omgeving;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.