Bestuurssecretaresse, een proactieve, flexibele en innovatieve ontzorger

Wat ga je doen als Bestuurssecretaresse, een proactieve, flexibele en innovatieve ontzorger?

Je bent haar/zijn verlengstuk en een belangrijke sleutelfiguur binnen en buiten de organisatie.

Als bestuurssecretaresse ben je de spil tussen het bestuur en hun externe relaties lokaal, regionaal, nationaal en soms zelfs internationaal. Een front- én backoffice rol. Hierbij ben je het eerste aanspreekpunt, de sparringpartner en het klankbord voor de raad van bestuur. Bovendien ben je een verbinder die (waar nodig) zaken aan elkaar koppelt. Omdat er allerlei vragen binnen komen, kun je rekenen op een dynamische werkdag vol afwisseling. De buffer & schakel en steun & toeverlaat.

Je bent de manager van een zeer complexe agenda. Door jouw efficiënte, kordate en doch vriendelijke aanpak laat jij de bestuurder excelleren. Daarnaast beheer je de inbox en je managet zaken van je af en naar je toe. Je prioriteert zaken aan de voorkant en overlegt met de bestuurder en deze beslist uiteindelijk over alle verzoeken.

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Vergaderingen worden voorbereid en genotuleerd. Omdat er veel wordt gewerkt met iBabs is het belangrijk dat je hiermee ruime ervaring hebt.

Wat kun je verwachten?

• fungeren als eerste aanspreekpunt en tevens visitekaartje van de raad van bestuur via telefoon en e-mail, in- en extern;
• uitvoeren van complex agendabeheer;
• voorbereiden van presentaties;
• inschatten en prioriteren van diverse verzoeken;
• verzamelen van stukken in iBabs, bewaken van deadlines;
• afhandelen van correspondentie;
• een aantal keer per jaar bijeenkomsten en evenementen organiseren.

Binnen deze organisatie ben je het aanspreekpunt/verlengstuk van de bestuurder. Alles wat op dit niveau gebeurt, is in het belang van de doelgroep. Dit vraagt om lef, reflectie, nieuwsgierigheid, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, input, onderbouwde mening over diverse lopende zaken en leiderschap wordt op prijs gesteld. Er is veel ruimte voor zelfstandigheid, eigen inbreng en ontwikkeling. Heb je interesse en/of kennis van AI en kijk je graag met een verfrissende blik naar de huidige processen? Daar is zeker ruimte voor!

Je krijgt veel vrijheid om zaken naar je toe te trekken en een breder takenpakket voor jezelf te creëren. Geen dag is hetzelfde.

Samengevat bieden we:

• een functie voor 36 uur;
• direct een vast contract;
• een salaris van minimaal € 3.199,- tot maximaal € 4.540 bruto per maand o.b.v. 36 uur;
• 8,33% vakantietoeslag en 8,33% eindejaarsuitkering;
• 144 vakantie-uren en 57 PLB-uren op basis van een 36-urige werkweek;
• korting op zorgverzekeringen;
• een reiskostenregeling;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• goede balans tussen werk en privé door een gedeelte van je tijd vanuit huis te werken. Je ontvangt een thuiswerkvergoeding, thuiswerkfaciliteiten en een telefoonkostenvergoeding;
• fijne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden

Wie ben jij?

Als secretaresse opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent proactief, innovatief, nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt, want alleen dan kan jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 
Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt. Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben.

Je bent een getalenteerde organisator. Je werkt efficiënt en slim, faciliteert en initieert. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen, verliest nooit jouw elegantie en intuïtie. 

Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders.
Je biedt tegengas indien nodig. Je bent van nature proactief, integer en je straalt rust uit.

Je houdt van dit vak en kunt veel ballen tegelijk in de lucht houden.

Zie je dan ook nog kans om mee te denken en binnen dit vak een verdiepingsslag te maken en woon je (in de buurt van) Eindhoven? 

Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je ook nog beschikt over:

• hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• kennis van en ervaring met werken met iBabs;
• vaardigheid in en met Office365 en Sharepoint;
• organisatiesensitiviteit;
• humor;
• uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• een vlotte pen;
• kennis van- en gebruik van AI voor efficiëntieverbetering in administratieve processen.