Bestuurssecretaresse: een flexibele verbinder met improvisatietalent

Wat ga je doen als Bestuurssecretaresse: een flexibele verbinder met improvisatietalent?

Voor een bestuurder van onze zeer tot de verbeelding sprekende grote, maatschappelijk relevante opdrachtgever in Utrecht zoeken wij een linker- en rechterhand, ogen en oren, extern geheugen en geweten en bovenal een maatje in successen behalen. Iemand die hem volledig ontzorgt en de weg voor hem plaveit. 
Een slimme, accurate en organisatorische alleskunner, wiens kwaliteiten extra worden getriggerd door de soms complexe dynamiek binnen deze prachtige organisatie. Een flexibele verbinder met natuurlijk overwicht, betrokken aandacht die soepel inspeelt op onverwachte situaties.

Je wordt de 1-op-1-assistent van deze bestuurder. Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. Je bent zijn steun en toeverlaat en de schakel met de interne organisatie maar ook met de vele externe contacten.  

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw bestuurder. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, improviseert, verbindt en stuurt bij. 
 

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige, dynamische en regelmatig hectische rol binnen dit team. 
De organisatie is volop in ontwikkeling en maakt zich sterk voor een duurzame en gezonde leefomgeving in het midden van het land. Waarbij ze oplossingen creëren voor vaak ingewikkelde maatschappelijke opgaven samen met andere partijen. Hun taak is het bij elkaar brengen van veel verschillende disciplines en belangen en onder het motto ‘samen kom je verder’ wordt gewerkt aan de ontwikkeling van het leefgebied met behulp van de innovatieve kenniseconomie.   

Je krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven. De bestuurder is een aardige, aimabele en slimme bestuurder met veel politieke ervaring. Je werkt nauw samen met zijn bestuursadviseur en woordvoerder en vormt met hen een drie-eenheid.

Je komt te werken in een prachtig kantoor, gevestigd in Utrecht op de Uithof, vlak bij de A27 en A28 en ook zeer goed bereikbaar met het OV of de fiets. 

Je wordt onderdeel van het secretariaat van waar alle portefeuilles belegd zijn. Samen ondersteunen jullie het bestuur bestaande uit zeven leden (vijf mannen en twee vrouwen). Elk van hen heeft een eigen assistent en samen zorgen jullie voor achtervang van elkaar, professionalisering van de kwaliteit en het op een hoger plan brengen van de secretariële ondersteuning. 

Door het dynamische karakter en de ontwikkelingsmogelijkheden een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is informeel. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. 

Alles wat op dit hoge niveau gebeurt, is in het belang van de doelgroep, de bewoners van dit leefgebied. Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, eigenaarschap, optimisme en verbindingskracht. Jouw vakkennis, input, onderbouwde mening en meedenken over zaken worden dan ook zeker op prijs gesteld.

Samengevat biedt onze opdrachtgever:

• een functie voor 32-40 uur;
• een salaris van maximaal  € 4.300,- bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• 43 vakantiedagen (op basis van een fulltime aanstelling);
• een reiskostenvergoeding;
• een tegemoetkoming in de ziektekosten;
• een thuiswerk- en internetvergoeding;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar;
• online cursusaanbod om jezelf verder te ontwikkelen.

Wie ben jij?

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en sneldenkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer en improvisator. Je bent als vakmens flegmatiek, zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 
Je weet vragen en informatie goed te filteren, prioriteiten te bepalen, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit. 

Kortom, jij bent een heel-veel-kunner en je houdt van jouw vak als topondersteuner en directie- of bestuursversterker!

Woon je dan ook nog (in de buurt van) Utrecht? 
Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, SharePoint, iBabs;
• bestuurlijke en politieke sensitiviteit;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.