Bestuurssecretaresse: die het hoofd koel houdt en het hart warm

Wat ga je doen als Bestuurssecretaresse: die het hoofd koel houdt en het hart warm?

Je wordt de 1-op-1-assistent van de twee bestuurders.

Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. In deze uitdagende functie ontzorg je beide bestuurders op hun eigen manier. Je bent hun steun en toeverlaat. Ook ben je de schakel met de Raad van Toezicht, de ondernemingsraad, de verschillende directies, de rest van de operatie en externe contacten. Het samenvatten en vastleggen van vergaderingen in heldere notulen en het bewaken van de besluitenlijst hoort ook bij jouw takenpakket.   

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw bestuurders. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, analyseert, plant, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, knoopt mensen en zaken aan elkaar en stuurt bij.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een organisatie die zich inzet voor de samenwerking en innovatie van hulp aan minder weerbare mensen in heel Zuid-Holland. Zij geloven dat ieder mens recht heeft op een eigen, unieke plek in de samenleving en zetten zich dáár voor in. Thema’s als leefomgeving, armoede, (mentale) gezondheid en ontwikkeling staan centraal.

Met professionals, ervaringsdeskundigen, vrijwilligers en externe partners doen zij er alles aan om als inspirator en verbinder de juiste samenwerkingsverbanden te smeden, teneinde positie in te nemen en ervoor te zorgen dat elk mens zich gezien weet, erbij hoort, nuttig kan zijn en zich gewaardeerd voelt.

Je krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven. De Raad van Bestuur bestaat uit twee leuke, aimabele, slimme, ambitieuze en eigentijdse vrouwelijke bestuurders. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris en vormt met elkaar een hechte vier-eenheid.

Alles wat op dit hoge niveau gebeurt, is in het belang van kwetsbare inwoners in de regio.  Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, ondernemerschap, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, input en onderbouwde mening over zaken worden dan ook zeker op prijs gesteld.

Het kantoor is gevestigd in Rijswijk-Plaspoelpolder, vlak bij de A4 maar ook zeer goed bereikbaar met de fiets en het OV.

Door het sociale karakter, de cultuur en de ontwikkelingsmogelijkheden een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is informeel. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar.

Samengevat bieden we:

• een functie voor minimaal 32 en maximaal 36 uur;
• een salaris van maximaal  € 4.900,- bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• vakantiegeld 8%
• eindejaarsuitkering 8,3%;
• een goede reiskostenvergoeding;
• een uitstekende pensioenvoorziening;
• persoonlijk loopbaanbudget en toegang tot de online Academy.

Wie ben jij?

Als topondersteuner en -versterker opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te analyseren en anticiperen en bent proactief, accuraat en snel denkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, efficiency,  processen en structuur op een hoger plan te brengen.

Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.
Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 

Je brengt rust en hebt te allen tijde overzicht. Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met integriteit, een koel hoofd en een warm hart.

Kortom, jij een professional die houdt van jouw vak als topondersteuner en bestuursversterker!

Woon je dan ook nog (in de buurt van) Rijswijk? 

Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, SharePoint, iBabs;
• affiniteit met juridische administratieve zaken;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.