Bestuursassistent, een rots in de branding met een warm hart

Wat ga je doen als Bestuursassistent, een rots in de branding met een warm hart?

Als bestuursassistent ontzorg je samen met een collega, de Raad van Bestuur, bestaande uit drie bestuurders. Jouw directe collega bestuursassistent heeft focus op de voorzitter, jij ondersteunt de twee overige leden van de Raad van Bestuur. Als bestuurssecretariaat ondersteunen jullie samen ook de Raad van Toezicht.

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Je krijgt veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw bestuurders. 

Jij monitort, coördineert, beheert, organiseert en notuleert vergaderingen en doet dat met plezier. Hierdoor plavei je de weg om voortgang, kwaliteitsverbeteringen en de processen op een hoger plan te brengen. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij. Jouw (inhoudelijk) meedenken vanuit jouw kennis, kunde en ondersteuningstalenten wordt zeer gewaardeerd. Deze zorgorganisatie maakt momenteel nog weinig gebruik van de beschikbare AI-mogelijkheden, maar zou het enorm waarderen als jij jouw affiniteit en/of ervaring op dit gebied mee neemt en inzet.

Je werkt nauw samen met jouw collega-bestuursassistent. Jullie hebben elk een eigen takenpakket, maar stemmen werkzaamheden op elkaar af zodat je elkaar kunt achtervangen en vervangen indien nodig. Met elkaar zijn jullie onderdeel van het Bestuursteam dat dus bestaat uit het bestuurssecretariaat, het team projectleiders, de bestuursadviseur, de zorgjurist, de klachtenfunctionarissen en de coaches/ondersteuners. Het team projectleiders wordt aangestuurd door de programmamanager en de rest voor de bestuurssecretaris. Er heerst een gezellige edoch professionele sfeer. Je hebt hier een sleutelpositie en bent buffer naar ‘boven’ en tegelijkertijd de schakel naar de rest van de organisatie.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige rol in een aimabel, slim en ambitieus team dat zich inzet voor inclusie en regie van mensen voor wie meedoen in de samenleving niet vanzelfsprekend is, zoals (jong) volwassenen en kinderen met een verstandelijke beperking, psychische problemen of complexe levensvragen. Samen wordt er vindingrijk en netwerkgericht gewerkt aan herstel, talentontwikkeling en een leven waarin wonen, werken, vrije tijd en scholing zo goed mogelijk aansluiten bij ieders mogelijkheden.

Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. Je krijgt een functie aan de top van deze grote organisatie met meer dan 200 locaties in ongeveer 60 gemeenten in regio Rotterdam. Door het sociale karakter, de professionele instelling en de goede groeimogelijkheden, een hele fijne omgeving en cultuur om in te werken.

Het kantoor is gevestigd in hartje Rotterdam en goed te bereiken met de fiets en het OV. Met de auto kan ook, parkeren kan je in de omgeving. Het pakket aan arbeidsvoorwaarden behorende bij de functie van Bestuursassistent bestaat uit o.a.:

• Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Een werkweek van 36 uur waarbij 4×9 ook mogelijk is;
• Een mooi marktconform salaris;
• 8% vakantietoeslag;
• 8,33% eindejaarsuitkering;
• Flexibele secundaire arbeidsvoorwaarden, naar wens in te richten;
• Studiekostenregeling en opleidingsbudget beschikbaar per team;
• Toegang tot de online Academy.

Wie ben jij?

Jij bent een vakmens in secretariële directie- en/of bestuursversterking, die gaat voor een interessante en inhoudelijke rol bij een maatschappelijke relevante organisatie. Je wilt je verder ontwikkelen op het gebied van AI en/of hebt daar misschien al mee gewerkt. Je vindt het fijn om op hoog niveau te opereren. Je voelt je senang als sleutelfiguur die vanuit de coulissen een belangrijke toegevoegde waarde en kwalitatieve ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en sneldenkend. Je bent flexibel, hebt een groot verbindend vermogen en gevoel voor humor. Jij laat je niet snel gek maken en bent een onverstoorbare en stevige sidekick. Je bent vrolijk, energiek, stevig, no-nonsense en hebt een natuurlijk overwicht, overzicht en inzicht. Jij houdt van jouw vak als topondersteuner.

Als bestuursassistent verzorg je alles tot in de puntjes. Je houdt van structuur aanbrengen en je gaat door tot alles geregeld is. Je bent een teamspeler, werkt graag samen en bent vriendelijk. Je hebt een goed gevoel voor de Nederlandse taal en vlotte pen. Je voelt eigenaarschap, je bent betrokken en hebt lef om jouw bijdrage te leveren. En bovenal ben jij iemand met hart voor de zorg, een mensenmens.

Herken je jezelf in deze beschrijving?

En woon je (in de buurt) van Rotterdam? Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Een afgeronde opleiding voor office management, directiesecretaresse, bestuursassistent (of vergelijkbaar);
• Vaardigheid in o.a. MSOffice365, Sharepoint, AI;
• Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op directie- of bestuursniveau;
• Kennis van de Wet op de Ondernemingsraden en de Wet Medezeggenschap is een pré;
• Uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;