Bestuursassistent, een baken van rust, met betrokken aandacht

Wat ga je doen als Bestuursassistent, een baken van rust, met betrokken aandacht?

Als bestuursassistent vorm je samen met twee collega’s en de bestuurssecretaris het Bestuursbureau ter ontzorging van de raad van bestuur, de raad van toezicht en het MT waar nodig. 
Een van jouw directe collega’s concentreert zich vooral op de voorzitter. De focus van de ander ligt meer op de operatie in nauwe samenwerking met twee leden van het directieteam en jij ondersteunt de directeur vastgoed, facilitair & inkoop en jij bent de schakel met de Centrale Cliëntenraad en Familieraad. Als bestuursassistent krijg je in deze uitdagende functie ook (zijdelings) te maken met de raad van toezicht en de OR. 

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Je krijgt veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw directeur en voor de Cliënten- en Familieraad. Jij monitort, coördineert, beheert en organiseert events en vergaderingen en doet dat met plezier. Hierdoor plavei je de weg om voortgang, kwaliteitsverbeteringen en de processen op een hoger plan te brengen. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij. Jouw (inhoudelijk) meedenken vanuit je ondersteuningstalenten wordt zeer gewaardeerd. De organisatie en voorbereiding van de Cliëntenraad- en Familieraadvergaderingen en verslaglegging is een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden. Deze zorgorganisatie zet AI hierbij in en de functie behelst dan ook een AI-opleiding en de mogelijkheid om als ‘superuser’ AI verder te implementeren.  

Je werkt nauw samen met twee collega-bestuursassistenten. Jullie hebben elk een eigen takenpakket, maar stemmen werkzaamheden op elkaar af zodat je elkaar kunt achtervangen en vervangen indien nodig. Het optimaliseren, structureren en verduurzamen van de processen op het Bestuursbureau is jullie uitdaging, net als behoud van de huidige toegankelijke, gezellige edoch professionele sfeer op het bestuurssecretariaat. Je hebt hier een sleutelpositie en bent buffer naar ‘boven’ en tegelijkertijd de schakel naar de rest van de organisatie. 

 

Waar kom je te werken?

Het kantoor van het Bestuursbureau is gevestigd in Huis ter Heide. Het is goed te bereiken via de E30 en N237 met de auto of met het openbaar vervoer. Je kunt er prima parkeren.

Het pakket aan arbeidsvoorwaarden behorende bij de functie van Bestuursassistent bestaat uit o.a.:

• Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Een werkweek van 32, eventueel in vier dagen; 
• Een salaris van maximaal 4.700,- op basis van 40 uur;
• 8% vakantietoeslag;
• 8,33% eindejaarsuitkering;
• Een goede pensioenregeling;
• Arbeidsvoorwaarden meerkeuzesysteem (bv. fietsplan/laptop/fitness/reiskosten);
• Abonnement op Cultuurwerkt!;
• Toegang tot de online Academy. 
   

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol in een aimabel, slim, professioneel en ambitieus team dat zich sterk maakt voor verdere optimalisatie van veilige, kwalitatief hoogwaardig mensgerichte zorg aan volwassenen en kinderen die wat meer begeleiding nodig hebben in wonen, werken, vrije tijd en scholing. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. Je krijgt een functie aan de top van deze grote organisatie, met een regiofunctie en meer dan 60 locaties binnen 27 gemeenten in de provincie Utrecht. 
Door het sociale karakter, de professionele instelling en de goede groeimogelijkheden, een hele fijne omgeving om in te werken. 
 

Wie ben jij?

Jij bent een vakmens in secretariële management-, directie- en/of bestuursversterking, die gaat voor een interessante en inhoudelijke rol. Je vindt het fijn om op hoog niveau te opereren. Je voelt je senang als sleutelfiguur die vanuit de coulissen een belangrijke toegevoegde waarde en kwalitatieve ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen.
Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en sneldenkend.
Je bent flexibel, hebt een groot verbindend vermogen en gevoel voor humor. 
Jij laat je niet snel gek maken en bent een onverstoorbare en stevige sidekick. 
Je bent vrolijk, energiek, stevig, no-nonsense en hebt een natuurlijk overwicht, overzicht en inzicht. Jij houdt van jouw vak als topondersteuner. 

Als bestuursassistent verzorg je alles tot in de puntjes. Je houdt van structuur aanbrengen in de chaos en je gaat door tot alles geregeld is. Je bent een teamspeler, werkt graag samen en bent vriendelijk. Je hebt een goed gevoel voor de Nederlandse taal en een vlotte pen.
Je voelt eigenaarschap, bent betrokken en hebt lef om jouw bijdrage te leveren. En bovenal ben jij iemand met hart voor de zorg, een mensenmens.  

Herken je jezelf in deze beschrijving? En woon je (in de buurt) van Huis ter Heide?
Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Een afgeronde opleiding voor office management, directiesecretaresse, bestuursassistent (of vergelijkbaar);
• Grote vaardigheid in o.a. MSOffice365, SharePoint;
• Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op directie- of bestuursniveau;
• Uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift.