Assistent bestuurssecretaris: Ben jij die onmisbare schakel tussen bestuur, beleid en organisatie?

Wat ga je doen als Assistent bestuurssecretaris: Ben jij die onmisbare schakel tussen bestuur, beleid en organisatie??

Je biedt ondersteuning  aan de Raad van Bestuur, de Raad van Toezicht, (en zijn commissies) en de Bestuurssecretaris in hun strategische, tactische en operationele taken. Je wordt de assistent van de bestuurssecretaris en je ondersteunt op het gebied van administratieve processen, strategie, beleid en medezeggenschap. Je neemt geleidelijk taken over van de bestuurssecretaris. Je doet het voorbereidende werk door informatie te verzamelen en te analyseren, zodat de bestuurssecretaris goed onderbouwde besluiten kan nemen en optimaal kan functioneren. Daarbij wordt van je verwacht dat je actief meedenkt, vooruitkijkt, zelfstandig zaken uitzoekt en oplossingsgerichte voorstellen aandraagt. Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen, weet waar je wel of juist niet moet zijn en handelt met vertrouwen en discretie. Jij bent de onmisbare spil in het werk van de bestuurssecretaris. Je fungeert als zijn inhoudelijke sparringpartner. Bij zijn afwezigheid ben je zijn achtervang. 

Daarnaast vorm je samen met de bestuursassistent het secretariaat en jullie vervangen elkaar waar nodig. Je schakelt voortdurend tussen prioriteiten, belangen en mensen, en weet precies wat wanneer nodig is. Je brengt rust, overzicht en structuur in een omgeving die volop in beweging is. Je behoudt het overzicht en je bent scherp op details. 
 
Je bent de spil in het web en een onmisbare schakel tussen de Raad van Bestuur, Raad van Toezicht Bestuurssecretaris en de stakeholders. Je bent de linker- en rechterhand, ogen en oren, extern geheugen en geweten. Je krijgt energie van complex agendabeheer. We zijn op zoek naar een flexibele en ondernemende alleskunner die gemakkelijk en proactief schakelt op tactisch en strategisch niveau. 
 

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige rol binnen een organisatie die zich inzet voor de gezondheid van de samenleving. Een betekenisvolle functie, waarin je écht van toegevoegde waarde bent. Je werkt in dynamische omgeving, met betrokken en bevlogen collega’s. Intern heerst er een informele sfeer waarin collega’s elkaar helpen en kunnen vinden. Het kantoor is gevestigd in Utrecht en goed te bereiken met de fiets en het OV.

Samengevat bieden we:

• een jaarcontract met de intentie om dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd. 
• een functie voor 32-36 uur per week. 
• een salaris conform schaal CAO Ziekenhuizen FWG 50  per 1 augustus minimaal € 3.329,- en maximaal € 4.723,- o.b.v. 36 uur.
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de CAO Ziekenhuizen, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,33 % en een vakantietoeslag van 8,33%. 
• een goede pensioenopbouw bij PFZW en een arbeidsongeschiktheidsverzekering bij Loyalis. 
• flexibiliteit in werktijden en -locatie (gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk.
• om het reizen met OV te stimuleren, stellen zij een NS Business Card ter beschikking. 
• ruime opleidings- en ontwikkelmogelijkheden zowel intern als extern. 
• maandag en de woensdag is eigenlijk een harde eis om te werken.
• hybride werken mogelijk.
• diverse collectiviteitskortingen op je zorgverzekering en overige verzekeringen. 
   

 

Wie ben jij?

Jij bent een topondersteuner met natuurlijk gezag en een sterk ontwikkeld organisatorisch talent. Je houdt van regelen, afstemmen, verbinden — en je begrijpt hoe bestuurlijke processen werken. 

Als onmisbare kracht achter de schermen voel jij je op je best in het hart van de organisatie – daar waar koers wordt bepaald, besluiten worden genomen en strategie tot leven komt.
Je werkt graag samen met slimme, gedreven mensen en begrijpt dat juist jouw rol – vaak onzichtbaar maar altijd onmisbaar – het verschil maakt. Door scherp te luisteren, vooruit te denken en continu voeling te houden met wat er speelt, zorg jij dat jouw leidinggevende kan excelleren. Jij houdt het overzicht, denkt continue vooruit, regelt wat nodig is en creëert rust en ruimte – precies waar anderen op kunnen bouwen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Nieuwe initiatieven ondersteun je effectief en projectmatig. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je communiceert helder, bent kritisch waar nodig en beweegt je soepel tussen verschillende niveaus. Jij bent een stabiele factor, met een goed oog voor wat er speelt — ook als het niet wordt uitgesproken. 

Ook als de druk toeneemt, blijf je kalm en doelgericht. Met gevoel voor verhoudingen en een scherp inzicht weet je spanningen weg te nemen en helderheid te scheppen. Je handelt met overtuiging en integriteit – altijd met oog voor de mens achter het verhaal en gedreven door een oprechte betrokkenheid. 

Woon je dan ook nog in de buurt van Utrecht? Dan zou dit zomaar je volgende stap kunnen zijn.

Wat breng je mee? 

• hbo werk- en denkniveau. 
• bij voorkeur relevante werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol voor bestuurders en toezichthouders.
• je hebt kennis van relevante wet en regelgeving, governance en ervaring met medezeggenschapsorganen.
• je hebt het vermogen om complexe informatie en gegevens te analyseren en te vertalen naar bruikbare inzichten. 
• sterk in het opbouwen van relaties met diverse stakeholders binnen en buiten de organisatie. 
• uitstekende vaardigheid in en met alle programma’s van Office365 en iBabs.
• het vermogen om proactief te schakelen, te organiseren en te structuren.
• organisatiesensitiviteit en discretie.
• een energieke, professionele houding met gevoel voor humor en timing.
• sterkte mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift.