Officemanager, de allesweter en alleskunner (vervuld)

Wijzienje graag

Executive Secretaries, het werving en selectiebureau van Public Support, is specialist in het zoeken en vinden van topondersteuners voor vaste werkplekken. Voor een van onze zeer tot de verbeelding sprekende opdrachtgevers, actief in de financiële dienstverlening zoeken we een officemanager.  

 

Wat ga je doen als Officemanager, de allesweter en alleskunner (vervuld)?

Als officemanager ben je de linker- en rechterhand van twee directeuren en ondersteun je het gehele team van 20 adviseurs en accountmanagers waar nodig. Jij zwaait de scepter in dit kleine bedrijf, ze rekenen op jou en gaan ervan uit dat jij alles weet en doet. Of het nou om CRM-zaken, het contact met cliënten, het beheer van hun dossiers, contractmanagement, facilitair management, communicatie & marketing, HR-aangelegenheden, de organisatie van events of automatisering gaat. De collega’s gaan blindelings uit van jouw kunde, ook in geval van ingewikkelde materie en wetgeving. Daartoe krijg je uiteraard toegang tot de benodigde informatie en externe specialisten. 

Je bent met recht de spin in het web. Jij kent alle ins en outs van de bedrijfsvoering. Jij bent een belangrijke sleutelfiguur en het eerste aanspreekpunt bij alle in- en externe vragen. Je plaveit de weg om voortgang, kwaliteitsverbeteringen en de processen op een hoger plan te brengen. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij. Je werkt voor de directie maar door jouw (levens)ervaring, kennis van zaken en persoonlijkheid heb je een natuurlijk overwicht waarmee je collega’s als vanzelf connect, motiveert, uitdaagt en op sleeptouw neemt. Je denkt mee en vindt het belangrijk om het beste van jezelf te geven, een toegevoegde waarde te bieden door kwaliteitsverbeteringen en de processen op een hoger plan te brengen en voor die kwaliteiten gewaardeerd te worden.

 

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een high performance sfeer. Je werkt met slimme mensen met passie en drive voor hun business en de groei ervan. Gevoel voor eigenaarschap, werkgeluk en persoonlijke ontwikkeling vormen de basis van de bedrijfscultuur. Je wordt onderdeel van een van oudsher familiebedrijf waar eerlijk zakendoen al bijna 200 jaar in het DNA zit.  

Je wordt onderdeel van een club van 20 gedreven mensen die staan voor tailormade financiële oplossingen voor cliënten met groot vermogen. Op een open en eerlijke manier geven zij een passend advies. Als officemanager ben je nauw betrokken bij alle operationele activiteiten en bewaak je alle acties die voor de bedrijfsvoering van belang zijn. Als verlengstuk van de directie krijg je veel taken onder jouw hoede, denk aan CRM, ICT, facilitair management, contractmanagement, hr-zaken, events, marketing & communicatie. Je bent verantwoordelijk voor ondersteuning van de directie, dagelijkse gang van zaken, de basisprocessen en het team. Eigenlijk ben je een ‘directeur-binnen’.

Je komt te werken in Weesp. Het pand is recent verbouwd en helemaal opnieuw en smaakvol ingericht. Er is een transparante, warme, gezellige maar ook zakelijke sfeer gecreëerd. Jij bent vooral op kantoor te vinden.    

Het pakket aan arbeidsvoorwaarden behorende bij de functie van officemanager bestaat uit:

• Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Een werkweek van 32-40 uur;
• Een salaris van maximaal 4.500,- bruto o.b.v. 40 uur;
• 8% vakantietoeslag;
• Reis- en onkostenvergoeding.

 

Wie ben jij?

Ben jij iemand die officetaken makkelijk combineert met ‘employer branding’? Ben je de bruggenbouwer tussen directie en medewerkers? Bewaak je de bedrijfscultuur en zorg je dat medewerkers zich senang voelen? Jij creëert overzicht, je kan goed plannen en je hebt een gestructureerde manier van werken. Je voert zelfstandig het officemanagement en levert jouw bijdrage aan de bedrijfsvoering met alles wat daar bij komt kijken.

Daarnaast onderhoud je een groot netwerk van interne en externe contacten en pak je allerhande lopende en braakliggende projecten op. Je bent de spin in het web en kunt in deze rol meedenken en een serieuze toegevoegde waarde bieden aan de directie en het team in de ontwikkeling van het bedrijf. Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en sneldenkend. Bovenal ben je integer en discreet en kan een grap en lolletje op zijn tijd goed waarderen.

Je bent een ambitieuze teamspeler die graag kwaliteit levert en vindingrijk is in het oplossen van problemen en uitdagingen. Je combineert heldere communicatie en vakkennis en biedt daarmee een meerwaarde voor zowel collega's als klanten. Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Herken je jezelf in deze beschrijving? Dan is de vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• HBO werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Personal Assistant, Directiesecretaresse, PA/bestuursassistent (of vergelijkbaar);
• grote vaardigheid in o.a. MS Office365, SharePoint, Excell, Powerpoint;
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op directie- of bestuursniveau;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• en in de buurt van Weesp woont.

#LI-DNI