Bestuursassistent, een slimme, betrokken copiloot

Wat ga je doen als Bestuursassistent, een slimme, betrokken copiloot?

Je wordt de 1-op-1-assistent van de directeur-bestuurder die eindverantwoordelijk is voor vijf directoraten en zeven shared service centers.

Je bent een belangrijke sleutelfiguur die haar kwalitatieve secretariële ondersteuning en versterking biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen.

Jouw leidinggevende is druk en heeft een hectische agenda die dagelijks voldoende uitdaging biedt. Jij fungeert als haar buffer en tegelijkertijd als schakel met de operatie, gastvrij visitekaartje, verlengstuk en copiloot. Jij bent haar steun en toeverlaat en werkt daarin nauw samen met een directe secretariaatscollega en de bestuurssecretaris.

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit en bent verantwoordelijk voor een effectieve organisatie van bijeenkomsten en meetings met haar directeuren, adviseurs, meerderen en zowel interne als externe belangrijke stakeholders. Je verzorgt alle stukken, verzorgt de verslaglegging en houdt het verloop en de opvolging van meetings, acties en besluiten in het oog.

Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor de directeur-bestuurder en haar team.

Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, analyseert, plant, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, vat samen, knoopt mensen en zaken aan elkaar en stuurt bij.

Wat kun je verwachten?

Het is een veelzijdige en afwisselende rol op hoog niveau binnen een grote organisatie, met in totaal 2.900 werknemers, verdeeld over zes kantoorlocaties in Nederland. Het bedrijf dient een groot maatschappelijk belang en treedt daarin op als opdrachtgever, eigenaar en als werkgever en is zowel lokaal, regionaal en landelijk actief.

Onze opdrachtgever geeft in zekere zin ‘vorm’ aan een beter Nederland; aan de toekomst, aan dromen en ambities. In de sector zijn ze de allergrootste die zich richt op gezond, leefbaar en duurzaam bouwen, beheren en ontwikkelen.

Jij krijgt een functie aan de top van deze mooie organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven. Jouw leidinggevende is een bijzondere, aimabele, slimme, ambitieuze en eigentijdse vrouw. Zij is vooral gericht op samenwerken en elkaar versterken. Met haar, de bestuurssecretaris en een collega-assistent vorm je een hechte vier-eenheid.

Alles wat op dit hoge niveau gebeurt, is in het belang van onze samenleving. Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, ondernemerschap, optimisme en verbinding. Jouw ervaring, input en onderbouwde mening over zaken worden dan ook zeker op prijs gesteld.

Het prachtige kantoor is gevestigd in Den Haag, nabij het Centraal Station en is zeer goed bereikbaar met het OV of de fiets

Door het landelijke belang, het wetenschappelijke en technische karakter, de cultuur en de ontwikkelingsmogelijkheden een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is informeel. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar.

Samengevat bieden we:

• een functie voor minimaal 32 en maximaal 36 uur;
• een salaris van maximaal  € 4.800,- bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• vakantiegeld en een eindejaarsuitkering;
• de mogelijkheid om hybride te werken;
• een uitstekende pensioenvoorziening (ABP);
• goede ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

Wie ben jij?

Als topondersteuner en -versterker opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevende volledig ontzorgen zodat zij kan excelleren. 

Je hebt het vermogen om te analyseren en anticiperen en bent proactief, accuraat en snel denkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, efficiency,  processen en structuur op een hoger plan te brengen.

Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen, belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer.

Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 

Je bent een teamplayer en kunt ad hoc acteren, brengt rust en hebt te allen tijde overzicht. Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met integriteit, een koel hoofd en een warm hart.

 

Kortom, jij een professional die houdt van jouw vak als topondersteuner en directie- en bestuursversterker!

Woon je dan ook nog (in de buurt van) Den Haag? 

Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, SharePoint, iBabs;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift;
• een vlotte pen.